Wer regelmäßig mit Word-Dokumenten arbeitet, kennt die Situation: Das fertige Dokument soll weitergegeben werden, ohne dass Schriftarten verrutschen, Layouts sich verschieben oder Inhalte unbeabsichtigt verändert werden können. PDF ist dafür das Format der Wahl. Microsoft Office bietet gleich mehrere Wege, Word-Dateien zuverlässig in PDF zu exportieren – von einfachen Bordmitteln bis hin zu detaillierten Exportoptionen. Dieser Leitfaden zeigt alle Methoden Schritt für Schritt.
Methode 1: „Speichern unter” – schnell und unkompliziert
Die einfachste Variante führt über das klassische Speichern-Menü. Sie funktioniert in Word 2013 und allen neueren Versionen, einschließlich Microsoft 365.
- Öffnen Sie das gewünschte Word-Dokument.
- Klicken Sie oben links auf Datei.
- Wählen Sie Speichern unter (bzw. Kopie speichern in neueren Word-365-Versionen).
- Legen Sie den Speicherort fest.
- Öffnen Sie im Feld Dateityp das Dropdown-Menü und wählen Sie PDF (*.pdf).
- Vergeben Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf Speichern.
Word konvertiert das Dokument und speichert es als PDF. Diese Methode eignet sich ideal, wenn keine besonderen Anforderungen an die PDF-Qualität bestehen.
Methode 2: Über „Exportieren” – mit mehr Kontrolle
Wer die Ausgabe gezielt steuern möchte, greift besser zur Export-Funktion. Sie bietet wichtige Zusatzoptionen, die über das einfache Speichern hinausgehen.
- Klicken Sie auf Datei → Exportieren.
- Wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen.
- Klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche.
- Es öffnet sich ein Dialogfenster. Wählen Sie hier Speicherort und Dateinamen.
- Klicken Sie auf Optionen…, um erweiterte Einstellungen vorzunehmen.
- Bestätigen Sie mit Veröffentlichen.
Wichtige Exportoptionen im Überblick
- Optimiert für: Standard – höhere Bildqualität, ideal für den Druck oder die Archivierung.
- Optimiert für: Minimale Größe – komprimierte Bilder, besser geeignet für E-Mail-Versand und Web-Uploads.
- Lesezeichen einschließen – erzeugt aus Word-Überschriften automatisch PDF-Lesezeichen für einfache Navigation.
- Dokumenteigenschaften einschließen – überträgt Metadaten wie Autor und Titel in die PDF-Datei.
- Tags für Barrierefreiheit – ermöglicht die Nutzung durch Screenreader und entspricht den Anforderungen der PDF/UA-Norm.
- Seitenbereich – exportiert nur bestimmte Seiten, falls nicht das gesamte Dokument benötigt wird.
Methode 3: Drucken als PDF
Auf jedem Windows-System steht seit Windows 10 der virtuelle Drucker Microsoft Print to PDF zur Verfügung. Er funktioniert auch in älteren Word-Versionen wie Word 2010 oder Word 2007, die keinen nativen PDF-Export mitbringen.
- Drücken Sie Strg + P, um das Druckmenü zu öffnen.
- Wählen Sie als Drucker Microsoft Print to PDF.
- Klicken Sie auf Drucken.
- Legen Sie Speicherort und Dateinamen fest und bestätigen Sie.
Hinweis: Diese Methode erzeugt keine interaktiven PDF-Elemente wie Lesezeichen oder klickbare Links. Für einfache Dokumente reicht sie jedoch vollkommen aus.
Methode 4: Word Online – PDF direkt im Browser
Wer Microsoft 365 im Web nutzt, kann Dokumente auch ohne Desktop-Installation als PDF exportieren.
- Öffnen Sie das Dokument in Word im Web (office.com).
- Klicken Sie auf Datei → Drucken.
- Wählen Sie im Druckdialog des Browsers Als PDF speichern.
- Alternativ: Datei → Speichern als → PDF herunterladen (je nach Browser und Version).
Word Online ist praktisch für den schnellen Zugriff von unterwegs, bietet aber weniger Exportoptionen als die Desktop-Version.
Schriftarten, Formatierung und Darstellung zuverlässig erhalten
Damit das PDF genauso aussieht wie das Word-Dokument, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Eingebettete Schriftarten: Word bettet Schriften standardmäßig in die PDF-Datei ein. Sollten ungewöhnliche oder lizenzierte Schriften verwendet werden, kann es hilfreich sein, unter Datei → Optionen → Speichern die Option „Schriften in der Datei einbetten” zu aktivieren – schon für das .docx-Quellformat.
- Bilder und Grafiken: Bei der Option „Standard” (nicht „Minimale Größe”) werden Bilder in höherer Auflösung exportiert, was besonders beim Druck wichtig ist.
- Tabellen und Seitenränder: Feste Seitenränder und druckfertige Layouts bleiben im PDF erhalten, solange das Word-Dokument selbst sauber formatiert ist.
- Kompatibilität: Word 365 erzeugt in der Regel PDF-Dateien nach dem Standard PDF 1.7. Für ältere Zielgruppen oder spezielle Archivierungsanforderungen kann PDF/A über externe Tools erzeugt werden.
PDF mit Passwort schützen
Word selbst bietet keine direkte Option zum Verschlüsseln der PDF-Ausgabe. Wer das exportierte PDF mit einem Passwort sichern möchte, hat zwei Möglichkeiten:
- In Word unter Datei → Dokument schützen → Mit Kennwort verschlüsseln das .docx-Quellformat schützen, dann als PDF exportieren – das Passwort gilt dann für die Word-Datei, nicht die PDF.
- Für eine direkte PDF-Verschlüsselung ein spezialisiertes PDF-Tool verwenden, das Passwortschutz, Druckrechte und Bearbeitungssperren direkt in der PDF-Datei setzt.
Word 365 vs. ältere Word-Versionen – was ist anders?
- Word 2007/2010: Kein nativer PDF-Export – das kostenlose Add-in „SaveAsPDFandXPS” von Microsoft oder der Drucker-Trick (Print to PDF) sind die Alternativen.
- Word 2013/2016/2019: Vollständiger PDF-Export über „Speichern unter” und „Exportieren” verfügbar, inklusive Optionen-Dialogfeld.
- Microsoft 365 (Abo): Aktuellste Exportoptionen, regelmäßige Updates, bessere Barrierefreiheitsfunktionen und nahtlose Integration mit OneDrive und SharePoint. Neue Menübezeichnungen können leicht abweichen, die Grundfunktionen sind jedoch identisch.
Optimierung für Web oder Druck
Im Exportdialog legt die Wahl zwischen Standard und Minimale Größe den Verwendungszweck fest. Für Dokumente, die ausgedruckt oder archiviert werden, empfiehlt sich stets die Standard-Qualität. Dateien, die per E-Mail versendet oder auf einer Website bereitgestellt werden, profitieren von der komprimierten Variante – die Dateigröße kann dadurch deutlich sinken, ohne dass das Ergebnis am Bildschirm merklich schlechter aussieht.
Direkt im Browser erledigen — die Datei verlässt Ihr Gerät nicht: PDF-Tools
