Word 转 PDF：Office 365／2021／2019／2016 各版本

将 Word 文件转换为 PDF 是日常办公中最常见的需求之一。PDF 格式能确保文件版面在任何设备上都能完整呈现，不受对方电脑字体或 Word 版本影响。本文整理了 Microsoft Office 各版本的操作方式，包括 Windows 和 Mac 版本，并说明如何最佳化输出设定。

Office 365 / Microsoft 365（最新版）

Microsoft 365 提供最完整的 PDF 汇出功能：

1. 开启 Word 文件，点选左上角“档案”（File）。
2. 选择“另存新档”（Save As）或“汇出”（Export）。
3. 选择“建立 PDF/XPS 文件”（Create PDF/XPS Document），然后点选“建立 PDF/XPS”。
4. 在“发布为 PDF 或 XPS”对话框中，选择储存位置。
5. 在“最佳化”选项中选择：
   • 标准（线上发布与列印）：适合大多数用途，输出品质较高。
   • 最小大小（线上发布）：压缩图片品质，适合电子邮件传送或网页使用。
6. 点选“选项”可进行进阶设定（见下方说明）。
7. 确认后点选“发布”完成输出。

Office 2021 / 2019

Office 2021 和 2019 的操作方式与 Microsoft 365 基本相同：

1. 点选“档案 → 汇出 → 建立 PDF/XPS 文件”。
2. 选择储存位置并命名档案。
3. 选择最佳化选项（标准或最小大小）。
4. 点选“发布”。

这两个版本的 PDF 汇出品质与 Microsoft 365 相当，支援完整的字体嵌入和超链接保留功能。

Office 2016

Office 2016 同样支援 PDF 汇出，操作方式略有不同：

1. 点选“档案 → 另存新档”。
2. 在“存档类型”下拉选单中选择“PDF (*.pdf)”。
3. 选择“标准”或“最小大小”品质选项。
4. 点选“储存”。

Office 2016 也可透过“档案 → 汇出 → 建立 PDF/XPS”路径操作，两种方法效果相同。

Mac 版 Word

在 Mac 上使用 Word 转 PDF 有两种主要方式：

方式一：使用 Word 内建汇出

1. 点选选单列的“档案”。
2. 选择“另存为”（Save As）。
3. 在“格式”下拉选单中选择“PDF”。
4. 点选“汇出”。

方式二：使用 macOS 列印功能

1. 按下 Command + P 开启列印对话框。
2. 点选左下角的“PDF”下拉按钮。
3. 选择“储存为 PDF”（Save as PDF）。
4. 选择储存位置并确认。

建议优先使用 Word 内建的汇出功能，因为 macOS 列印转存的 PDF 可能不会保留文件中的超链接。

最佳化设定说明

在“发布为 PDF 或 XPS”对话框中点选“选项”，可进行以下进阶设定：

• 页面范围：选择汇出全部页面或指定页码范围。
• 包含文件属性：在 PDF 中嵌入文件的标题、作者等元资料。
• 符合 ISO 19005-1 (PDF/A) 标准：勾选此项可输出符合长期保存标准的 PDF/A 格式，适合法律、政府文件的存档需求。
• 利用书签建立书签：可将 Word 标题样式转换为 PDF 书签，方便在 PDF 阅读器中快速导览。
• 标记为无障碍 PDF：加入无障碍阅读标签，符合 Section 508 等无障碍标准。

字体嵌入说明

Word 转 PDF 时，所有文件中使用的字体会自动嵌入 PDF 中（前提是字体的授权允许嵌入）。这确保了接收方无论使用什么设备，都能看到与原始文件一致的字体显示效果。若使用了特殊字体（例如某些商业字体），请确认字体授权是否允许 PDF 嵌入，否则在输出时可能被替换为系统预设字体。

常见问题解决

• 图片模糊：在“另存新档”中选择“标准”品质而非“最小大小”，避免图片过度压缩。
• 超链接失效：使用 Word 内建的“汇出”功能（而非 macOS 列印功能）可保留超链接。
• 版面跑版：确认文件使用的字体已嵌入，且表格边距设定正确后再转换。
• PDF 档案过大：选择“最小大小”最佳化选项，或在转换后使用 PDF 压缩工具进一步缩小。

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