Word a PDF en Office 365, 2021, 2019 y 2016

Convertir un documento de Word a PDF es una de las operaciones más habituales en cualquier entorno de trabajo. El formato PDF garantiza que el diseño del documento se preserve exactamente igual en cualquier dispositivo, sin importar qué versión de Word tenga el destinatario. Microsoft Office ofrece varias formas nativas de realizar esta conversión sin necesidad de instalar software adicional.

Método 1: Guardar como PDF directamente desde Word

Este es el método más rápido y recomendado para la mayoría de usuarios.

1. Abre el documento en Microsoft Word.
2. Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
3. Selecciona Guardar como.
4. Elige la ubicación donde deseas guardar el archivo.
5. En el menú desplegable Tipo (o Formato en Mac), selecciona PDF (*.pdf).
6. Haz clic en Guardar.

Método 2: Exportar como PDF con opciones avanzadas

La opción Exportar te da más control sobre la calidad y las propiedades del PDF.

1. Ve a Archivo → Exportar.
2. Selecciona Crear documento PDF/XPS.
3. Haz clic en el botón Crear PDF/XPS.
4. En el cuadro de diálogo, encontrarás dos opciones de optimización:
   • Estándar: calidad óptima para impresión y distribución profesional.
   • Tamaño mínimo: archivo más ligero, ideal para envío por correo electrónico.
5. Haz clic en Opciones para configurar el rango de páginas, incluir o no marcas de revisión, marcadores y propiedades del documento.
6. Haz clic en Publicar para generar el PDF.

Método 3: Imprimir como PDF

1. Presiona Ctrl + P para abrir el diálogo de impresión.
2. En el selector de impresora, elige Microsoft Print to PDF.
3. Ajusta las páginas y la orientación según sea necesario.
4. Haz clic en Imprimir y selecciona la ubicación para guardar el archivo.

Configuraciones importantes antes de exportar

Incrustar fuentes

Para garantizar que las tipografías se muestren correctamente, ve a Archivo → Opciones → Guardar y activa Incrustar fuentes en el archivo. Esto es especialmente importante si usas fuentes personalizadas.

Incluir marcadores e hipervínculos

En el cuadro de opciones del exportador PDF, activa Crear marcadores usando y selecciona Títulos. Esto genera un índice navegable en el PDF, muy útil para documentos largos.

Controlar el rango de páginas

En el cuadro de opciones puedes seleccionar exportar Todo el documento, Página actual o un Rango específico de páginas.

Diferencias entre los modos de calidad

• Estándar (publicación en línea e impresión): genera un PDF de alta calidad con imágenes sin comprimir. Recomendado para documentos que se van a imprimir.
• Tamaño mínimo: comprime las imágenes y reduce la calidad para minimizar el tamaño del archivo. Ideal para documentos que solo se visualizarán en pantalla.

Solución de problemas comunes

El PDF no conserva los hipervínculos

Asegúrate de que en las opciones de exportación esté activada la casilla Vínculos de documentos. Si el problema persiste, usa el método Exportar en lugar de Imprimir como PDF.

Las imágenes aparecen borrosas en el PDF

Selecciona la opción de calidad Estándar en lugar de Tamaño mínimo. También verifica que las imágenes originales en el documento tengan suficiente resolución.

El archivo PDF es demasiado grande

Usa la opción Tamaño mínimo o comprime las imágenes dentro de Word antes de exportar: selecciona una imagen → Formato de imagen → Comprimir imágenes.

Convertir Word a PDF en versiones anteriores de Office

En Office 2007 y 2010, la función de exportación a PDF puede no estar instalada por defecto. En ese caso, descarga el complemento Guardar como PDF o XPS desde el sitio oficial de Microsoft e instálalo en tu sistema.

Hazlo en tu navegador, sin que el archivo salga de tu equipo: Herramientas de PDF