Word 轉 PDF：Office 365／2021／2019／2016 各版本

將 Word 文件轉換為 PDF 是日常辦公中最常見的需求之一。PDF 格式能確保文件版面在任何設備上都能完整呈現，不受對方電腦字體或 Word 版本影響。本文整理了 Microsoft Office 各版本的操作方式，包括 Windows 和 Mac 版本，並說明如何最佳化輸出設定。

Office 365 / Microsoft 365（最新版）

Microsoft 365 提供最完整的 PDF 匯出功能：

1. 開啟 Word 文件，點選左上角「檔案」（File）。
2. 選擇「另存新檔」（Save As）或「匯出」（Export）。
3. 選擇「建立 PDF/XPS 文件」（Create PDF/XPS Document），然後點選「建立 PDF/XPS」。
4. 在「發佈為 PDF 或 XPS」對話框中，選擇儲存位置。
5. 在「最佳化」選項中選擇：
   • 標準（線上發佈與列印）：適合大多數用途，輸出品質較高。
   • 最小大小（線上發佈）：壓縮圖片品質，適合電子郵件傳送或網頁使用。
6. 點選「選項」可進行進階設定（見下方說明）。
7. 確認後點選「發佈」完成輸出。

Office 2021 / 2019

Office 2021 和 2019 的操作方式與 Microsoft 365 基本相同：

1. 點選「檔案 → 匯出 → 建立 PDF/XPS 文件」。
2. 選擇儲存位置並命名檔案。
3. 選擇最佳化選項（標準或最小大小）。
4. 點選「發佈」。

這兩個版本的 PDF 匯出品質與 Microsoft 365 相當，支援完整的字體嵌入和超連結保留功能。

Office 2016

Office 2016 同樣支援 PDF 匯出，操作方式略有不同：

1. 點選「檔案 → 另存新檔」。
2. 在「存檔類型」下拉選單中選擇「PDF (*.pdf)」。
3. 選擇「標準」或「最小大小」品質選項。
4. 點選「儲存」。

Office 2016 也可透過「檔案 → 匯出 → 建立 PDF/XPS」路徑操作，兩種方法效果相同。

Mac 版 Word

在 Mac 上使用 Word 轉 PDF 有兩種主要方式：

方式一：使用 Word 內建匯出

1. 點選選單列的「檔案」。
2. 選擇「另存為」（Save As）。
3. 在「格式」下拉選單中選擇「PDF」。
4. 點選「匯出」。

方式二：使用 macOS 列印功能

1. 按下 Command + P 開啟列印對話框。
2. 點選左下角的「PDF」下拉按鈕。
3. 選擇「儲存為 PDF」（Save as PDF）。
4. 選擇儲存位置並確認。

建議優先使用 Word 內建的匯出功能，因為 macOS 列印轉存的 PDF 可能不會保留文件中的超連結。

最佳化設定說明

在「發佈為 PDF 或 XPS」對話框中點選「選項」，可進行以下進階設定：

• 頁面範圍：選擇匯出全部頁面或指定頁碼範圍。
• 包含文件屬性：在 PDF 中嵌入文件的標題、作者等元資料。
• 符合 ISO 19005-1 (PDF/A) 標準：勾選此項可輸出符合長期保存標準的 PDF/A 格式，適合法律、政府文件的存檔需求。
• 利用書籤建立書籤：可將 Word 標題樣式轉換為 PDF 書籤，方便在 PDF 閱讀器中快速導覽。
• 標記為無障礙 PDF：加入無障礙閱讀標籤，符合 Section 508 等無障礙標準。

字體嵌入說明

Word 轉 PDF 時，所有文件中使用的字體會自動嵌入 PDF 中（前提是字體的授權允許嵌入）。這確保了接收方無論使用什麼設備，都能看到與原始文件一致的字體顯示效果。若使用了特殊字體（例如某些商業字體），請確認字體授權是否允許 PDF 嵌入，否則在輸出時可能被替換為系統預設字體。

常見問題解決

• 圖片模糊：在「另存新檔」中選擇「標準」品質而非「最小大小」，避免圖片過度壓縮。
• 超連結失效：使用 Word 內建的「匯出」功能（而非 macOS 列印功能）可保留超連結。
• 版面跑版：確認文件使用的字體已嵌入，且表格邊距設定正確後再轉換。
• PDF 檔案過大：選擇「最小大小」最佳化選項，或在轉換後使用 PDF 壓縮工具進一步縮小。

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