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Um documento de três páginas não tem por que ter 40 MB, e ainda assim isso acontece o tempo todo. A pergunta útil não é “como comprimo isso”, mas “o que há aqui dentro” — porque a solução certa depende inteiramente de qual das cinco coisas deu errado.
É de longe a causa mais comum. Você coloca uma foto de um celular moderno num documento: ela tem 4000 pixels de largura e vários megabytes. A página a exibe com 10 cm, o que em qualidade de impressão exige uns 1200 pixels — mas o PDF guarda os 4000.
Quatro fotos dessas e você tem um arquivo de 30 MB cujo conteúdo visível caberia em 2 MB. O sinal: um documento com fotografias cujo tamanho equivale mais ou menos à soma das imagens originais.
Um documento digitalizado não é um documento com texto — é um documento com uma fotografia de texto, uma por página. Cada página carrega uma imagem de página inteira, e por isso uma digitalização de 20 páginas é muito maior que um PDF de texto de 20 páginas.
O teste leva dois segundos: tente selecionar uma palavra. Se o cursor não pega texto nenhum, cada página é uma imagem. Digitalizações coloridas a 600 dpi são o caso extremo; o mesmo documento em escala de cinza a 300 dpi costuma ter um décimo do tamanho e se lê perfeitamente.
PDFs incorporam fontes para que o documento fique idêntico em qualquer lugar — é justamente o sentido do formato. Mas uma fonte CJK completa pode pesar vários megabytes sozinha, e um documento com quatro tipografias incorpora quatro.
O subconjunto — incorporar só os caracteres realmente usados — resolve quase tudo isso, e a maioria dos exportadores modernos faz isso por padrão. Se o seu não faz, a assinatura é um documento com pouquíssimo conteúdo e um arquivo surpreendentemente grande.
O PDF aceita atualizações incrementais: ao editar e salvar, os dados novos podem ser acrescentados ao fim em vez de o arquivo ser reescrito. Faça isso vinte vezes e o arquivo carrega vinte camadas, incluindo conteúdo que já não aparece.
É por isso que um PDF cresce toda vez que você o anota, mesmo sem nada ter sido acrescentado visualmente. Exportar para um PDF novo, em vez de salvar por cima, descarta o histórico.
Um logotipo no cabeçalho, colocado separadamente em cada uma de quarenta páginas por uma ferramenta que não reconhece ser a mesma imagem, pode ser armazenado quarenta vezes. Exportadores bem feitos removem duplicatas; nem todos removem, e documentos montados a partir de outros documentos são os suspeitos de sempre.
Inspecionar o interior do PDF mostra como páginas, imagens e fontes se distribuem, e isso resolve rápido.
Para imagens — a causa dominante — reduza a resolução antes de inseri-las, ou comprima o PDF pronto, o que recodifica as imagens numa resolução sensata. É a única solução que costuma cortar 80% ou mais.
Para digitalizações, redigitalize em escala de cinza a 300 dpi se você ainda tiver o papel. Se não, comprimir o PDF vai recodificar as imagens de página, que é a mesma operação.
Para histórico e duplicatas, exporte para um arquivo novo em vez de salvar no lugar.
Uma coisa que não se deve fazer: comprimir o mesmo PDF repetidamente. Cada passagem recodifica imagens já degradadas, e o texto continua ocupando exatamente o mesmo — você perde qualidade sem ganhar muito. Comprima uma vez, a partir da melhor versão que tiver.