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Un documento de tres páginas no tiene por qué ocupar 40 MB, y sin embargo pasa continuamente. La pregunta útil no es “cómo comprimo esto” sino “qué hay aquí dentro”, porque la solución correcta depende por completo de cuál de cinco cosas se torció.
Es con diferencia la causa más frecuente. Colocas una foto de un móvil moderno en un documento: tiene 4000 píxeles de ancho y varios megabytes. La página la muestra a 10 cm, lo que a calidad de impresión necesita unos 1200 píxeles — pero el PDF guarda los 4000.
Cuatro fotos así y tienes un archivo de 30 MB cuyo contenido visible cabría en 2 MB. La señal: un documento con fotografías cuyo peso equivale más o menos a la suma de las imágenes originales.
Un documento escaneado no es un documento con texto: es un documento con una fotografía de texto, una por página. Cada página lleva una imagen a página completa, y por eso un escaneo de 20 páginas pesa mucho más que un PDF de texto de 20 páginas.
La prueba lleva dos segundos: intenta seleccionar una palabra. Si el cursor no engancha ningún texto, cada página es una imagen. Los escaneos en color a 600 ppp son el caso extremo; el mismo documento en escala de grises a 300 ppp suele ocupar una décima parte y se lee perfectamente.
Los PDF incrustan las fuentes para que el documento se vea idéntico en todas partes, que es el sentido mismo del formato. Pero una fuente CJK completa puede ocupar varios megabytes ella sola, y un documento con cuatro tipografías incrusta cuatro.
El subconjunto — incrustar solo los caracteres realmente usados — resuelve casi todo esto, y la mayoría de los exportadores modernos lo hacen por defecto. Si el tuyo no, la firma es un documento con poquísimo contenido y un peso sorprendente.
El PDF admite actualizaciones incrementales: al editar y guardar, los datos nuevos pueden añadirse al final en lugar de reescribir el archivo. Hazlo veinte veces y el archivo arrastra veinte capas, incluido contenido que ya no se ve.
Por eso un PDF crece cada vez que lo anotas aunque visualmente no se haya añadido nada. Exportar a un PDF nuevo, en lugar de guardar sobre el anterior, descarta el historial.
Un logotipo en la cabecera, colocado por separado en cada una de cuarenta páginas por una herramienta que no reconoce que es la misma imagen, puede almacenarse cuarenta veces. Los exportadores bien hechos deduplican; no todos lo hacen, y los documentos montados a partir de otros documentos son los culpables habituales.
Inspeccionar el interior del PDF te dirá cómo se reparten páginas, imágenes y fuentes, y eso lo resuelve enseguida.
Para las imágenes — la causa dominante — reduce su resolución antes de colocarlas, o comprime el PDF terminado, lo que recodifica las imágenes a una resolución razonable. Es la única solución que recorta habitualmente un 80% o más.
Para los escaneos, vuelve a escanear en escala de grises a 300 ppp si todavía tienes el papel. Si no, comprimir el PDF recodificará las imágenes de página, que es la misma operación.
Para el historial y los duplicados, vuelve a exportar a un archivo nuevo en lugar de guardar encima.
Una cosa que no conviene hacer: comprimir el mismo PDF una y otra vez. Cada pasada recodifica imágenes ya degradadas, y el texto sigue ocupando exactamente lo mismo, así que pierdes calidad sin ganar gran cosa. Comprime una vez, desde la mejor versión que tengas.