Das PDF-Format hat sich als Standard für den Austausch von Dokumenten etabliert. Es bewahrt das Layout zuverlässig, ist auf nahezu jedem Gerät lesbar und schützt Inhalte vor unerwünschten Änderungen. Wer ein Word-Dokument als PDF speichern möchte, hat dafür mehrere Möglichkeiten – direkt in Microsoft Word, über den Druckdialog, die Word-App auf dem Smartphone oder mithilfe von Online-Tools.
Warum Word-Dokumente in PDF umwandeln?
- Das Layout bleibt auf allen Geräten und Betriebssystemen identisch.
- PDFs können ohne Microsoft Word geöffnet werden.
- Das Format ist für die digitale Archivierung geeignet.
- PDFs sind schwerer zu bearbeiten und schützen so den Inhalt.
- Beim Versand per E-Mail oder Upload auf Portale wird meist PDF verlangt.
- Schriften, Bilder und Formatierungen bleiben eingebettet.
Methode 1: Speichern unter – Datei > Speichern unter
Dies ist die einfachste und am häufigsten genutzte Methode in Word für Windows und Mac.
- Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie als PDF speichern möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei.
- Wählen Sie Speichern unter.
- Wählen Sie den gewünschten Speicherort (z. B. Desktop, Dokumente oder OneDrive).
- Im Dropdown-Menü Dateityp (Windows) bzw. Dateiformat (Mac) wählen Sie PDF (*.pdf).
- Vergeben Sie einen Dateinamen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das Dokument wird nun als PDF in dem gewählten Ordner abgelegt. Das Original als .docx-Datei bleibt dabei erhalten.
Methode 2: Exportieren als PDF
Microsoft Word bietet eine dedizierte Exportfunktion, die zusätzliche Einstellmöglichkeiten bietet:
- Klicken Sie auf Datei > Exportieren.
- Wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF/XPS erstellen.
- Im Dialogfeld wählen Sie den Speicherort und den Dateinamen.
- Wählen Sie unter Optimieren für eine der folgenden Optionen:
- Standard (Online-Veröffentlichung und Drucken): Hohe Qualität, größere Dateigröße – ideal für den Druck.
- Minimale Dateigröße (Online-Veröffentlichung): Komprimierte Datei – ideal für E-Mail-Versand oder Web-Upload.
- Über Optionen… können Sie festlegen, welche Seiten exportiert werden sollen und ob Dokumenteigenschaften oder Kommentare einbezogen werden.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Methode 3: Drucken als PDF (Print to PDF)
Diese Methode funktioniert in allen Word-Versionen sowie in anderen Anwendungen und ist besonders dann nützlich, wenn keine direkte Exportfunktion verfügbar ist:
- Drücken Sie die Tastenkombination Strg + P (Windows) oder Cmd + P (Mac), um den Druckdialog zu öffnen.
- Wählen Sie im Druckermenü anstelle eines physischen Druckers:
- Windows: Microsoft Print to PDF
- Mac: Klicken Sie unten links auf PDF und wählen Sie Als PDF sichern…
- Stellen Sie gewünschte Druckoptionen ein (Seitenbereich, Ausrichtung).
- Klicken Sie auf Drucken.
- Wählen Sie den Speicherort und den Dateinamen und bestätigen Sie.
Qualitätseinstellungen und Tipps
Optimale Qualität für den Druck
Nutzen Sie beim Export die Option Standard und deaktivieren Sie keine Einbettungen. So bleiben alle Schriften und Bilder in der PDF-Datei vollständig enthalten.
Kleine Dateigröße für den E-Mail-Versand
Wählen Sie die Option Minimale Dateigröße. Achten Sie darauf, dass Bilder nicht zu hochauflösend eingefügt wurden, da diese den größten Anteil an der Dateigröße ausmachen.
Barrierefreiheit und Tags
Über Datei > Exportieren > Optionen können Sie Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit einbetten. Das erleichtert Screenreadern das Vorlesen des Dokuments.
Word-Dokument auf dem Smartphone als PDF speichern
Die Word-App für iOS und Android unterstützt ebenfalls den PDF-Export:
- Öffnen Sie das Dokument in der Word-App.
- Tippen Sie oben links auf das Menüsymbol (drei Linien) oder auf Datei.
- Wählen Sie Exportieren oder Kopie senden.
- Tippen Sie auf Als PDF senden.
- Wählen Sie, ob Sie die Datei speichern oder direkt teilen möchten.
Online-Alternativen zur Word-PDF-Konvertierung
Falls kein Microsoft Word installiert ist, bieten sich Online-Tools an. Sie laden die .docx-Datei hoch und erhalten die konvertierte PDF-Datei zum Download. Achten Sie dabei auf den Datenschutz: Laden Sie keine vertraulichen Dokumente auf Dienste hoch, deren Datenschutzrichtlinien Sie nicht kennen.
- Online-Konverter ermöglichen die Umwandlung ohne installierte Software.
- Viele Tools sind kostenlos für gelegentliche Nutzung.
- Qualität und Formatierungstreue variieren je nach Dienst.
- Für regelmäßige Konvertierungen empfiehlt sich eine dedizierte PDF-Software.
Direkt im Browser erledigen — die Datei verlässt Ihr Gerät nicht: PDF-Tools
