将 Word 文件转存为 PDF 是最常见的文件处理需求之一。PDF 格式可确保版面不因不同装置或 Word 版本而跑版，是分享、列印与归档的首选格式。本文涵盖 Windows 与 Mac 各版本的转存方式，以及品质、字体嵌入与批量转换等进阶设定。
一、Windows 版 Word 转存 PDF（365 / 2021 / 2019 / 2016）
方法一：另存新档
- 点选左上角“档案”索引标签。
- 选择“另存新档”。
- 选择存档位置，在“存档类型”下拉选单中选择“PDF (*.pdf)”。
- 点选“储存”，Word 即自动转换并储存 PDF。
方法二：汇出（建议，选项更完整）
- 点选“档案”→“汇出”→“建立 PDF/XPS 文件”。
- 点选“建立 PDF/XPS”按钮。
- 在“发布为 PDF 或 XPS”对话框中，可设定进阶选项（见下方第三节）。
- 确认档名与位置后，点选“发布”完成转换。
二、Mac 版 Word 转存 PDF
- 点选选单列的“档案”→“另存新档”。
- 在“档案格式”下拉选单选择“PDF”。
- 或者，点选“档案”→“列印”，在列印对话框左下角点选“PDF”→“储存为 PDF”。
- 后者适合进行更细致的页面范围设定。
三、品质与进阶选项设定
在“发布为 PDF 或 XPS”对话框中，点选“选项”可设定以下项目：
- 标准（线上发布及列印）：适合一般用途，画质清晰，档案较大。
- 最小大小（线上发布）：画质略降，但档案较小，适合电子邮件附件。
- 发布页面范围：可设定只转换部分页面（如第 3-10 页）。
- 包含无法列印的资讯：如文件属性、书签、标记等。
- ISO 19005-1 相容（PDF/A）：产生适合长期封存的 PDF 格式。
四、嵌入字体设定
若你使用了非标准字体，对方开启 PDF 时可能显示异常。嵌入字体可解决此问题：
- 在转存前，先确认字型已嵌入：点选“档案”→“选项”→“储存”。
- 勾选“在档案中嵌入字型”，并可选择只嵌入文件中使用的字元，缩小档案大小。
- 使用“汇出”功能转为 PDF 时，Word 预设会嵌入已勾选的字体。
五、设定列印范围后再转存
若只想转换部分内容：
- 选取你要输出的文字或页面范围。
- 透过“另存新档”→ PDF 方式，在选项中选择“目前选取范围”或输入页码范围。
六、批量转换多个 Word 档为 PDF
若需要一次转换大量文件，Word 本身不支援批量汇出，有以下替代方案：
- 线上工具：使用支援批量转换的线上 PDF 工具，上传多个 .docx 后一次下载所有 PDF。
- Microsoft Print to PDF：在 Windows 中可将多个文件拖入列印伫列，选择“Microsoft Print to PDF”印表机批量输出。
- Word 巨集（VBA）：进阶用户可撰写 VBA 脚本自动开启、转换并储存指定资料夹内的所有文件。
七、转换后常见问题
- 版面跑版：通常因页面大小或边距设定不同造成，转换前先确认“版面设定”是否正确。
- 图片模糊：选择“标准”品质而非“最小大小”，可改善图片解析度。
- 超链接失效：确认“选项”中有勾选“建立书签”或保留超链接功能。
- 中文字体显示异常：确认字体已嵌入，或改用 PDF/A 模式输出。
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