Warum Mandantenverträge nicht auf kostenlose PDF-Seiten gehören

Die Situation ist alltäglich. Ein Mandant schickt den unterschriebenen Vertrag als einen Scan zurück, die drei Anlagen als einzelne Dateien, und das Ganze soll als ein Dokument hinausgehen. Sie suchen nach „PDF zusammenfügen”, klicken auf das erste Ergebnis, ziehen die Dateien hinein — nach zehn Sekunden ist es erledigt.

In dem Moment, in dem Sie die Maustaste loslassen, liegt dieser Vertrag auf dem Server eines Fremden.

Was mit der Datei tatsächlich geschieht

Die meisten dieser Seiten verarbeiten Dateien serverseitig. Ihr Dokument wird über das Netz übertragen, in einen Speicher geschrieben, von einem Programm auf deren Maschine gelesen, in eine Ausgabedatei verwandelt und zurückgeschickt. Unterwegs passiert es in der Regel Cloud-Infrastruktur Dritter, denn Rechenleistung, Speicher und CDN stammen selten vom selben Unternehmen.

Das unterstellt niemandem böse Absicht. Die meisten dieser Dienste haben klare Datenschutzerklärungen, und die meisten meinen es ernst: nach einer Stunde gelöscht, nicht weiterverwendet, von keinem Menschen angesehen. Die Frage ist nicht, ob sie ehrlich sind. Die Frage ist, dass Sie es nicht überprüfen können. Von außen sehen „gelöscht” und „liegt noch da” exakt gleich aus.

Warum Berufsträger anders dastehen

Wenn eine Privatperson ein Urlaubsfoto zum Komprimieren hochlädt, trägt sie das Risiko selbst. Enthält die Datei Mandantendaten, geht es nicht mehr um ein Risiko, sondern um eine Pflicht — und die trifft Sie, nicht die Website.

• § 203 StGB. Die Verletzung von Privatgeheimnissen ist eine Straftat, und Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte und Angehörige weiterer Berufe sind ausdrücklich erfasst. Seit der Neufassung 2017 bezieht § 203 Abs. 3 auch „sonstige mitwirkende Personen” ein — also externe Dienstleister, die Sie einsetzen. Dazu gehört die Pflicht, diese Personen zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Ein anonymes Webformular lässt sich nicht verpflichten.
• § 43a BRAO. Die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht ist berufsrechtlich eigenständig geregelt und gilt unabhängig davon, wie bequem ein Werkzeug gerade ist.
• Art. 28 DSGVO. Wer personenbezogene Daten durch einen Auftragsverarbeiter verarbeiten lässt, darf das nur bei hinreichenden Garantien und nur auf Grundlage eines Vertrags. Ein kostenloses Upload-Formular stellt Ihnen praktisch nie einen Auftragsverarbeitungsvertrag aus.
• Angestellte. Viele IT-Richtlinien untersagen schlicht das Hochladen interner Dokumente zu nicht freigegebenen Diensten und setzen das auf Netzwerkebene durch — der Grund, warum solche Seiten im Firmennetz manchmal gar nicht erreichbar sind.

Das sind allgemeine Hinweise und keine Rechtsberatung; maßgeblich sind Ihre Berufsordnung und die geltenden Vorschriften. Eines gilt aber überall: Was einmal übertragen wurde, holen Sie nicht zurück.

„Da steht doch, nach einer Stunde wird gelöscht”

Das kann vollkommen zutreffen und löst trotzdem drei Dinge nicht.

Erstens ist es ein Versprechen, keine prüfbare Tatsache. Zweitens hat die Datei auch bei zuverlässiger Löschung vorher existiert und kann unterwegs in ein Backup, ein Log oder einen Cache gelangt sein. Drittens: Wird dieses Unternehmen angegriffen, ist es der Vertrag Ihres Mandanten, der abfließt — und erklären muss es ihm nicht das Unternehmen, sondern Sie.

Eine brauchbare Faustregel: Was Sie nicht auf eine Postkarte schreiben würden, geben Sie auch keinem Dritten, den Sie nicht prüfen können — so gut dessen Richtlinie auch klingen mag.

Die Alternative: gar nicht erst verschicken

Moderne Browser erledigen diese Arbeit lokal. Mit WebAssembly laufen dieselben PDF- und Bildbibliotheken, die früher einen Server brauchten, direkt im Browser. JavaScript liest die Datei von Ihrer Festplatte in den Arbeitsspeicher, verarbeitet sie auf Ihrem eigenen Rechner und schreibt das Ergebnis wieder auf Ihre Festplatte.

Sie verlässt das Gerät nie — und damit stellt sich die Frage nach Aufbewahrungsfristen gar nicht erst, weil nichts da ist, was aufbewahrt werden könnte.

Wie Sie es selbst prüfen, in zwei Minuten

Glauben Sie das niemandem einfach so, uns eingeschlossen. Ihr Browser sagt es Ihnen direkt.

1. Entwicklertools. F12 drücken (am Mac Cmd+Alt+I), Reiter „Netzwerk” öffnen, auf Fetch/XHR filtern und dann das Werkzeug ausführen. Wird Ihre Datei hochgeladen, sehen Sie eine Anfrage, deren Nutzlast ungefähr so groß ist wie die Datei. Ein 10 MB großes PDF passt nicht in eine 2 KB-Anfrage.
2. Oder einfach die Verbindung trennen. Seite laden, Flugmodus einschalten oder Netzwerkkabel ziehen, dann das Werkzeug ausführen. Läuft es trotzdem durch, kann Ihre Datei nirgendwohin gegangen sein.

Damit Sie das Ergebnis richtig lesen, eine Klarstellung: Sie sehen auch dann zahlreiche Netzwerkanfragen, wenn nichts hochgeladen wird — Schriften, Stylesheets, Werbung, Statistik. Das ist die Webseite, nicht Ihr Dokument. Unterscheiden lässt es sich an der Größe der Nutzlast und daran, ob die Anfrage genau in dem Moment abgeht, in dem Sie auf „Verarbeiten” klicken.

Dieser Test gilt übrigens auch für uns. Das PDF-Werkzeug auf dieser Seite läuft im Browser, und Sie können es mit der zweiten Methode sofort überprüfen: Seite laden, Verbindung trennen, zusammenfügen, herunterladen. Es läuft durch.

Wann Hochladen völlig in Ordnung ist

Nicht jede Datei verdient so viel Sorgfalt. Öffentliche Daten, eigene Fotos, bereits veröffentlichte Dokumente — laden Sie die hoch, wohin Sie möchten. Serverseitige Verarbeitung ist oft schneller und kann mehr.

Innehalten sollte man bei einer engeren Gruppe: Mandanten- und Patientenunterlagen, nicht unterzeichnete Verträge, Lohn- und Personalakten, Ausweisdokumente, Jahresabschlüsse, alles als vertraulich Gekennzeichnete.

Die entscheidende Frage ist kurz: Müsste jemand benachrichtigt werden, wenn diese Datei abfließt? Dann laden Sie sie nicht hoch.