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La situación es de lo más corriente. Un cliente devuelve el contrato firmado en un escaneo y los tres anexos en archivos sueltos, y todo tiene que salir como un único documento. Buscas «unir PDF», entras en el primer resultado, arrastras los archivos y en diez segundos está resuelto.
En el momento en que sueltas el ratón, ese contrato está en el servidor de un desconocido.
La mayoría de estos sitios procesan los archivos en el servidor. Tu documento viaja por la red, se escribe en un almacenamiento, lo lee un programa en su máquina, se convierte en un archivo de salida y vuelve a ti. Por el camino suele pasar por infraestructura en la nube de terceros, porque el cómputo, el almacenamiento y el CDN rara vez son de la misma empresa.
Nada de esto supone mala fe. La mayoría de estos servicios tienen políticas de privacidad claras y la mayoría dice la verdad: se borra al cabo de una hora, no se usa para nada más, ningún humano lo mira. La cuestión no es si son honestos. La cuestión es que no puedes comprobarlo. Desde fuera, «borrado» y «sigue ahí» tienen exactamente el mismo aspecto.
Cuando un particular sube una foto de vacaciones para comprimirla, el riesgo es suyo. Cuando el archivo contiene datos de un cliente, ya no hablas de un riesgo sino de una obligación, y esa obligación recae sobre ti, no sobre la web.
Esto es información general y no asesoramiento jurídico; lo que te obliga es tu normativa y tu colegio profesional. Pero hay algo que se cumple en todas partes: una vez que el archivo ha salido, no se puede recuperar.
Puede ser totalmente cierto y aun así no resuelve tres cosas.
Primero, es una promesa, no un hecho auditable. Segundo, aunque lo borren de verdad, el archivo existió antes del borrado y pudo acabar en una copia de seguridad, un registro o una caché por el camino. Tercero, si esa empresa sufre una brecha, lo que se filtra es el contrato de tu cliente, y quien tiene que dar explicaciones eres tú.
Una regla práctica: si no escribirías ese documento en una postal, no se lo entregues a un tercero que no puedes auditar, por buena que suene su política.
Los navegadores actuales pueden hacer este trabajo en local. Gracias a WebAssembly, las mismas bibliotecas de PDF e imagen que antes exigían un servidor se ejecutan dentro del navegador. JavaScript lee el archivo de tu disco a la memoria, lo procesa en tu propio equipo y escribe el resultado de vuelta en tu disco.
Nunca sale del dispositivo, así que la pregunta de cuánto tiempo se conserva algo deja de tener sentido: no hay nada que conservar.
No te fíes de la palabra de nadie, tampoco de la nuestra. Tu navegador te lo dice directamente.
Una aclaración para que no interpretes mal el resultado: seguirás viendo bastantes peticiones de red aunque no se suba nada — tipografías, hojas de estilo, publicidad, analítica. Eso es la página web, no tu documento. Lo que los distingue es el tamaño del contenido enviado y si la petición se dispara justo en el momento en que pulsas «procesar».
Por cierto, esa prueba también vale para nosotros. La herramienta para unir PDF de este sitio funciona en el navegador, y puedes verificarlo ahora mismo con el segundo método: carga la página, desconéctate, une los archivos y descárgalos. Terminará.
No todos los archivos merecen tanto cuidado. Datos públicos, tus propias fotos, documentos ya publicados: súbelos donde quieras. El procesamiento en servidor suele ser más rápido y tener más funciones.
Los que piden detenerse un momento son otros: expedientes de clientes o pacientes, contratos sin firmar, nóminas y archivos de personal, documentos de identidad, estados financieros, cualquier cosa marcada como confidencial.
La pregunta que decide es corta: si este archivo se filtrara, ¿habría que notificárselo a alguien? Entonces no lo subas.