Cómo usar Microsoft OneDrive: guía completa

Microsoft OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, integrado de forma nativa en Windows 10 y Windows 11. Es la opción natural para usuarios del ecosistema Microsoft, especialmente para quienes trabajan con Office 365 o Microsoft 365. Esta guía te lleva desde la configuración inicial hasta las funciones más avanzadas.

Cómo empezar con OneDrive

Si tienes Windows 10 o 11, OneDrive ya está instalado. Solo necesitas iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft:

1. Haz clic en el icono de OneDrive (nube blanca o azul) en la barra de tareas.
2. Si no está visible, búscalo en el menú de inicio y ábrelo.
3. Inicia sesión con tu cuenta Microsoft (Outlook, Hotmail o la cuenta corporativa).
4. Elige la ubicación de la carpeta de OneDrive en tu equipo (por defecto: C:\Users\[tu nombre]\OneDrive).
5. Selecciona qué carpetas quieres sincronizar localmente.

En macOS, descarga la aplicación OneDrive desde la App Store o desde onedrive.com.

La interfaz de OneDrive

OneDrive tiene dos formas de acceso:

• Aplicación de escritorio: crea una carpeta en tu equipo que se sincroniza automáticamente con la nube. Los archivos son accesibles desde el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (macOS).
• Interfaz web: accede a onedrive.live.com desde cualquier navegador para gestionar archivos, compartir y colaborar sin necesidad de instalar nada.

Sincronización de archivos y carpetas

OneDrive utiliza la función “Archivos a petición” (Files On-Demand) que permite ver todos los archivos en el Explorador sin que ocupen espacio en el disco duro local. Los archivos se descargan solo cuando los abres:

Icono	Estado	Significado
Nube azul	Solo en la nube	Archivo disponible en OneDrive pero no descargado localmente
Círculo verde con check	Disponible localmente	Archivo descargado y sincronizado en el disco
Círculo verde sólido con check	Siempre disponible	Archivo marcado para estar siempre en el disco local
Flechas circulares azules	Sincronizando	El archivo se está subiendo o descargando en este momento

Cómo compartir archivos con OneDrive

1. Haz clic derecho sobre el archivo o carpeta en el Explorador.
2. Selecciona “Compartir”.
3. Elige si el enlace permite editar o solo ver.
4. Opcionalmente, establece una contraseña y una fecha de expiración.
5. Copia el enlace o envíalo por correo directamente desde el diálogo.

Colaboración con Microsoft 365

La integración de OneDrive con Microsoft 365 permite coeditar documentos de Word, Excel y PowerPoint en tiempo real, de forma similar a Google Docs:

• Abre un archivo .docx, .xlsx o .pptx en la aplicación de escritorio de Office.
• Compártelo desde la aplicación directamente.
• Los colaboradores verán los cambios en tiempo real si ambos tienen el archivo abierto.

Personal Vault: la cámara de seguridad

OneDrive incluye una carpeta llamada Personal Vault con autenticación de doble factor adicional. Para acceder a ella debes verificar tu identidad con un código SMS, la aplicación Microsoft Authenticator o un correo de verificación. Es ideal para guardar documentos muy sensibles como contratos, documentos de identidad o información financiera.

Historial de versiones

OneDrive guarda automáticamente versiones anteriores de los documentos:

• Para archivos de Office: historial de versiones durante 30 días (más en planes de pago).
• Para otros archivos: también se conservan versiones anteriores.
• Para acceder: haz clic derecho en el archivo web y selecciona “Historial de versiones”.

OneDrive en dispositivos móviles

La aplicación de OneDrive para iOS y Android permite:

• Acceder a todos tus archivos desde el móvil.
• Subir fotos automáticamente (función Camera Upload).
• Escanear documentos físicos directamente desde la cámara.
• Ver y editar archivos de Office en el móvil.

Planes y precios

OneDrive ofrece 5 GB gratuitos. Microsoft 365 Personal (~7 €/mes) incluye 1 TB de OneDrive más acceso completo a Word, Excel, PowerPoint, Outlook y otras aplicaciones, lo que lo convierte en una de las mejores relaciones calidad/precio del mercado para usuarios de Office.

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