OneDrive 使用教学完整版：从入门到进阶功能全掌握

Microsoft OneDrive 是 Windows 用户最容易忽视的云端储存服务之一——它已经预装在 Windows 10 和 Windows 11 中，却有很多人从未真正了解它的全部功能。本文从免费容量说明、Microsoft 365 整合，到自动备份桌面、版本历史和个人保管库，为你提供 OneDrive 的完整使用教学。

OneDrive 免费 5GB 与付费方案

OneDrive 的免费储存空间为 5GB，相比 Google Drive 的 15GB 少了许多，但对于轻度用户储存重要文件来说仍然够用。若需要更多空间，有以下几种选择：

• Microsoft 365 个人版：每月约 NT$219，包含 1TB OneDrive 储存空间，以及 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等完整桌面应用程式。
• Microsoft 365 家庭版：每月约 NT$329，最多六个账户各自享有 1TB 储存空间，适合家庭共用。
• OneDrive 独立方案（100GB）：每月约 NT$70，适合只需要额外储存空间、不需要 Office 应用程式的用户。

值得注意的是，对于大多数 Windows 用户而言，购买 Microsoft 365 个人版不仅获得 1TB 储存空间，还同时获得完整的 Office 套件，与单独购买 Office 一次性授权相比，长期使用往往更具成本效益。

OneDrive 与 Microsoft 365 的深度整合

OneDrive 最大的优势在于它与 Microsoft 365（前身为 Office 365）的深度整合，这种整合比 Google Drive 与 Google 文件的整合更为紧密，因为它不仅支援线上版本，还能与本机安装的 Office 应用程式无缝协作：

• 自动储存：在 Word、Excel、PowerPoint 中开启储存于 OneDrive 的文件时，每次修改都会自动即时储存到云端，不再需要手动按 Ctrl+S 储存。即使电脑突然当机，工作进度也不会丢失。
• 即时共同作业：多人可同时在同一份 Word 文件或 Excel 试算表上工作，即时看到彼此的修改，且不需要全员安装相同版本的 Office。
• 跨装置存取：OneDrive 的文件可在 Windows 电脑、Mac、iPhone、iPad 和 Android 装置上无缝存取，且行动版 Office 应用程式功能相当完整。
• Web 版 Office：即使在没有安装 Office 的电脑上，也可以透过浏览器开启并编辑 OneDrive 中的 Word、Excel 和 PowerPoint 文件，功能虽不及桌面版完整，但足以应付日常编辑需求。

自动备份桌面、文件和图片资料夹

OneDrive 的“已知资料夹备份”（Known Folder Move）功能是 Windows 用户最应该开启的设定之一。开启后，Windows 的三个重要资料夹——“桌面”、“文件”和“图片”——会自动同步到 OneDrive 云端：

设定方法：

1. 点击工作列中的 OneDrive 云朵图示。
2. 选择“设定”→“同步与备份”→“管理备份”。
3. 勾选“桌面”、“文件”和“图片”，然后点击“开始备份”。

开启此功能后，你放在桌面上的任何档案、存入“文件”资料夹的任何文件，以及“图片”资料夹中的照片，都会自动备份到 OneDrive。即使电脑损毁、被盗或需要重装系统，这些重要档案都不会遗失，更换新电脑时也能快速还原所有内容。

版本历史：30 天内找回误删或误改的档案

OneDrive 为所有账户（包括免费版）提供最多 30 天的版本历史。这意味着你可以恢复过去 30 天内任意时间点的档案版本，无论是意外修改、被病毒加密（勒索软体攻击），还是不小心删除的情况。

查看版本历史的方法：

• 在 OneDrive 网页版（onedrive.com）中，右键点击任何文件，选择“版本历程记录”。
• 在 File Explorer 中，右键点击 OneDrive 资料夹中的文件，选择“版本历程记录”。
• 在 Word 或 Excel 中开启文件时，点击顶部的“版本历程记录”按钮。

Microsoft 365 商务版方案（Business）的版本历史保留期间更长，具体天数依方案而异。

个人保管库：最高安全保护的云端空间

OneDrive 的“个人保管库”（Personal Vault）是一个需要额外验证才能存取的特殊资料夹，设计用来储存你最重要、最敏感的文件，例如身份证件、护照、税务文件、保险单或财务资料。

个人保管库的安全特性包括：

• 存取时需要进行二步骤验证（如 Microsoft Authenticator、简讯验证码、指纹或 Windows Hello）。
• 在桌面应用程式中，闲置 20 分钟后会自动锁定。
• 行动装置上则使用指纹或脸部辨识解锁。
• 在电脑上，个人保管库的内容以 BitLocker 加密方式储存（Windows）。

免费账户的个人保管库只能储存最多三个档案；Microsoft 365 订阅用户则可存放无限数量的档案（受储存配额限制）。

OneDrive 在 Mac 上的使用

虽然 OneDrive 是 Microsoft 的服务，但它在 Mac 上的支援同样完善。安装 Mac 版 OneDrive 应用程式后，你可以在 Finder 中看到 OneDrive 资料夹，功能上与 Windows 版几乎相同，包括自动同步、版本历史和个人保管库。

若你同时使用 Windows 和 Mac，OneDrive 是一个让两个系统之间无缝共享文件的绝佳选择，特别是配合 Microsoft 365 使用时，可以在任一系统上开启和编辑同一份 Office 文件，完全不需要担心格式相容性问题。

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