Ob wichtige Projektbesprechung, Onboarding-Session oder unternehmensweites All-Hands-Meeting: Die Aufzeichnungsfunktion in Microsoft Teams macht es einfach, Inhalte festzuhalten und später wieder abzurufen. Damit die Aufzeichnung reibungslos klappt und dabei alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, erklärt dieser Leitfaden alles, was Sie wissen müssen.
Wer darf Meetings aufzeichnen?
Nicht jeder Teilnehmer kann automatisch eine Aufzeichnung starten. Microsoft Teams knüpft die Aufzeichnungsberechtigung an bestimmte Rollen und Lizenzmodelle:
- Organisator und Co-Organisatoren können Aufzeichnungen jederzeit starten und beenden.
- Referenten (Presenter) haben in der Regel ebenfalls das Recht zur Aufzeichnung, sofern der Organisator dies nicht eingeschränkt hat.
- Externe Gäste und Teilnehmer ohne Teams-Konto können grundsätzlich nicht aufzeichnen.
- Für die Aufzeichnungsfunktion ist mindestens eine Microsoft 365 Business Basic-, Business Standard- oder Enterprise-Lizenz (E1, E3, E5) erforderlich. Nutzer der kostenlosen Teams-Version haben keinen Zugriff auf diese Funktion.
IT-Administratoren können die Aufzeichnungsberechtigungen über die Teams-Richtlinien im Admin Center feingranular steuern – beispielsweise die Funktion auf bestimmte Abteilungen beschränken oder ganz deaktivieren.
Schritt-für-Schritt: Eine Aufzeichnung starten
- Treten Sie dem Meeting bei oder starten Sie es als Organisator.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf die drei Punkte (Weitere Aktionen).
- Wählen Sie „Aufzeichnung starten”. Je nach Konfiguration erscheint gleichzeitig die Option, auch die automatische Transkription zu aktivieren.
- Alle Teilnehmer erhalten eine sichtbare Benachrichtigung, dass das Meeting aufgezeichnet wird.
- Zum Beenden klicken Sie erneut auf „Weitere Aktionen” und wählen „Aufzeichnung beenden”.
Die Aufzeichnung wird nach dem Meeting automatisch verarbeitet und steht innerhalb weniger Minuten bis Stunden zur Verfügung – je nach Länge des Meetings und Serverauslastung.
Automatische Transkription aktivieren
Parallel zur Videoaufzeichnung kann Teams automatisch ein Transkript erstellen. Dieses verschriftlicht gesprochene Beiträge in Echtzeit und ordnet sie den jeweiligen Sprechern zu. So lassen sich Meetings durchsuchen und wichtige Aussagen schnell wiederfinden, ohne das gesamte Video anzusehen.
Die Transkription wird direkt beim Start der Aufzeichnung aktiviert oder nachträglich über „Weitere Aktionen” → „Transkription starten”. Das fertige Transkript steht nach dem Meeting als eigene Datei zum Download bereit.
Wo werden Aufzeichnungen gespeichert?
Der Speicherort hängt davon ab, wo das Meeting stattgefunden hat:
- Private Meetings und Ad-hoc-Anrufe: Die Aufzeichnung landet im OneDrive des Aufzeichnenden, genauer im Ordner Aufzeichnungen.
- Kanalmeetings: Aufzeichnungen werden im SharePoint des jeweiligen Teams-Kanals abgelegt, im Ordner Dokumente → Aufzeichnungen. Alle Kanalmitglieder haben automatisch Zugriff.
Administratoren können in den Teams-Richtlinien außerdem eine Ablaufzeit für Aufzeichnungen festlegen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Dateien automatisch gelöscht. Nutzer sehen das Ablaufdatum direkt in OneDrive oder SharePoint und können es – je nach Berechtigung – anpassen oder die Datei rechtzeitig herunterladen.
Aufzeichnungen teilen und herunterladen
Da Aufzeichnungen in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, gelten dieselben Freigabeoptionen wie für andere Dateien:
- Über den Meeting-Chat wird nach dem Meeting automatisch ein Link zur Aufzeichnung geteilt.
- Alternativ öffnen Sie die Datei in OneDrive oder SharePoint und klicken auf „Freigeben”, um gezielt Personen einzuladen oder einen Link zu generieren.
- Zum Herunterladen öffnen Sie die Aufzeichnung in OneDrive, klicken auf die drei Punkte neben der Datei und wählen „Herunterladen”. Die Datei wird als MP4-Video auf Ihrem Gerät gespeichert.
- Transcripts können als DOCX- oder VTT-Datei heruntergeladen werden.
Rechtliche Hinweise und DSGVO-Compliance
Hier ist besondere Sorgfalt geboten: In Deutschland und der gesamten EU ist die heimliche Aufzeichnung von Gesprächen verboten. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt beachten:
- Einwilligung einholen: Alle Teilnehmer müssen vor Beginn der Aufzeichnung informiert werden und ihr Einverständnis geben. Teams zeigt zwar automatisch einen Hinweis, doch eine explizite mündliche oder schriftliche Bestätigung ist empfehlenswert – insbesondere bei externen Gästen.
- Zweckbindung: Aufzeichnungen dürfen nur für den kommunizierten Zweck genutzt werden. Wer ein Meeting für interne Protokollzwecke aufzeichnet, darf die Aufnahme nicht ohne weiteres für Marketing verwenden.
- Datensparsamkeit: Heben Sie Aufzeichnungen nur so lange auf, wie es notwendig ist. Nutzen Sie die Ablaufzeit-Funktion, um veraltete Aufnahmen automatisch zu löschen.
- Betriebsrat einbeziehen: Wenn Mitarbeiter an Meetings teilnehmen, kann eine Betriebsvereinbarung zur Aufzeichnungspraxis rechtlich geboten sein.
Kanalmeetings vs. private Meetings – die wichtigsten Unterschiede
Bei Kanalmeetings haben alle Kanalmitglieder automatisch Zugriff auf die Aufzeichnung in SharePoint – das erleichtert die Nachverfolgung für das gesamte Team, birgt aber auch ein höheres Risiko für ungewollte Weitergabe sensibler Informationen. Bei privaten Meetings liegt die Aufzeichnung zunächst nur beim Aufzeichnenden in OneDrive; dieser muss die Datei aktiv freigeben.
Für vertrauliche Themen – etwa Personalgespräche oder strategische Planungsrunden – empfiehlt sich daher grundsätzlich das private Meeting-Format, um die Zugriffskontrolle zu behalten.
Praktische Tipps für bessere Aufzeichnungen
- Kündigen Sie die Aufzeichnung vorab in der Meeting-Einladung an, damit alle Teilnehmer vorbereitet sind.
- Aktivieren Sie die Transkription, um das Video durchsuchbar zu machen und Protokolle effizienter zu erstellen.
- Legen Sie intern fest, wer Aufzeichnungen freigeben darf und an welche Personengruppen.
- Prüfen Sie regelmäßig Ihre OneDrive- und SharePoint-Ordner auf veraltete Aufnahmen und löschen Sie diese fristgerecht.
- Bei häufiger Nutzung lohnt sich ein unternehmensweites Aufzeichnungsprotokoll als Teil der IT-Richtlinien.
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