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Free, Fast & Secure Online Tools
Die Anforderung von Unterschriften ist für viele Unternehmen ein regelmäßiger, aber oft zeitaufwendiger Vorgang. Ob Dienstleistungsvertrag, Einwilligungserklärung oder Angebotsgenehmigung – wer seine Kunden um eine Signatur bittet, möchte dies möglichst reibungslos und professionell gestalten. Elektronische Signaturen bieten hier erhebliche Vorteile: schnellere Abläufe, weniger Rückfragen und eine lückenlose Dokumentation. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie als Unternehmen den gesamten Prozess effizient aufsetzen.
Viele Unternehmen bitten Kunden ad hoc um Signaturen – per E-Mail-Anhang, telefonisch nachgefasst und manuell nachverfolgt. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und hinterlässt keinen sauberen Audit-Trail. Ein strukturierter Workflow für Signaturanfragen hingegen:
Bevor Sie eine Signaturanfrage versenden, muss das Dokument vollständig und fehlerfrei sein. Definieren Sie klar, welche Felder der Kunde ausfüllen oder unterzeichnen soll. Professionelle E-Signatur-Tools erlauben es, Pflichtfelder, Unterschriftsfelder und Datumsfelder direkt im Dokument zu markieren. Dadurch wird der Kunde Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, ohne dass er suchen oder raten muss.
Muss das Dokument von mehreren Personen unterzeichnet werden – etwa erst vom Kunden, dann vom Geschäftsführer – legen Sie die Reihenfolge vorab fest. Viele Plattformen unterstützen sequentielle und parallele Signaturworkflows. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten E-Mail-Adressen aller Empfänger haben.
Nach dem Versand sollte das System automatisch Erinnerungen versenden, falls der Kunde nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums reagiert. Richten Sie eine Benachrichtigung ein, sobald die Unterschrift geleistet wurde. Definieren Sie außerdem, was passiert, wenn ein Kunde ablehnt oder technische Probleme meldet.
Bei der Toolauswahl sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:
Eine professionelle, freundliche Kommunikation erhöht die Rücklaufquote deutlich. Nachfolgend finden Sie bewährte Vorlagen für unterschiedliche Situationen.
Betreff: Ihr Vertrag mit [Unternehmensname] – Bitte um Ihre Unterschrift
Sehr geehrte/r [Name],
im Anhang finden Sie unseren Vertrag zur Durchsicht. Bitte unterzeichnen Sie das Dokument bequem online über den nachfolgenden Link. Der Vorgang dauert nur wenige Minuten und erfordert keine zusätzliche Software. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
[Signaturlink einfügen]
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Betreff: Erinnerung: Unterschrift für [Dokumentname] ausstehend
Sehr geehrte/r [Name],
wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass Ihre Unterschrift für [Dokumentname] noch aussteht. Über den untenstehenden Link können Sie das Dokument jederzeit bequem unterzeichnen. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen haben, melden Sie sich bitte bei uns.
[Signaturlink einfügen]
Vielen Dank und mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Betreff: Hilfe bei der Online-Unterschrift – wir sind für Sie da
Sehr geehrte/r [Name],
wir haben bemerkt, dass Sie Schwierigkeiten beim Unterzeichnen haben. Gerne helfen wir Ihnen – hier sind zwei einfache Lösungsansätze: (1) Öffnen Sie den Link in einem anderen Browser. (2) Nutzen Sie alternativ Ihr Smartphone. Sollte das Problem bestehen bleiben, senden wir Ihnen das Dokument auf einem alternativen Weg zu.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Erklären Sie kurz, worum es bei dem Dokument geht und warum die Unterschrift benötigt wird. Kunden, die den Zweck verstehen, unterschreiben schneller und mit weniger Rückfragen.
Wählen Sie ein Tool, das Kunden ohne Kontoregistrierung unterschreiben lässt. Jede zusätzliche Hürde – sei es eine Pflichtregistrierung oder eine App-Installation – reduziert die Abschlussquote erheblich.
Ein großer Teil Ihrer Kunden wird die Anfrage auf dem Smartphone lesen und dort auch unterschreiben wollen. Testen Sie den Signaturprozess regelmäßig auf mobilen Geräten, um sicherzustellen, dass er reibungslos funktioniert.
Nennen Sie eine klare Frist für die Unterzeichnung, insbesondere wenn das Dokument zeitkritisch ist. Formulierungen wie „Bitte unterschreiben Sie bis zum [Datum], damit wir termingerecht starten können” erzeugen angemessenen Handlungsdruck ohne Dringlichkeit zu simulieren.
Eine Ablehnung muss kein Vertragsende bedeuten. Fragen Sie nach dem Grund: Sind es inhaltliche Einwände? Dann ist eine Vertragsrevision möglich. Ist der Kunde grundsätzlich skeptisch gegenüber elektronischen Signaturen? Erklären Sie die Rechtssicherheit oder bieten Sie eine alternative Unterschriftsmethode an.
Nicht alle Kunden sind technisch versiert. Häufige Probleme sind:
Ein professionelles E-Signatur-Tool zeigt Ihnen jederzeit den aktuellen Status aller ausstehenden Anfragen: gesendet, geöffnet, unterzeichnet oder abgelaufen. Nutzen Sie diese Übersicht aktiv für Ihr Follow-up-Management. Nach erfolgter Unterzeichnung sollten beide Parteien automatisch eine Kopie des signierten Dokuments per E-Mail erhalten. Speichern Sie alle unterzeichneten Dokumente strukturiert in Ihrem Dokumentenmanagementsystem.
Mit einem durchdachten Prozess für Signaturanfragen sparen Sie wertvolle Zeit, stärken die Professionalität Ihres Unternehmens und sorgen für lückenlose Nachvollziehbarkeit – ein echter Wettbewerbsvorteil im modernen Geschäftsalltag.
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