如何請客戶電子簽署合約？完整工作流程指南

向客戶索取電子簽名是現代商業中的常見需求，但許多人對於如何建立流暢的簽名請求流程仍感到困惑。本文將從工作流程設計、工具選擇、狀態追蹤、提醒功能，到已簽文件存檔，提供完整的操作指引。

為什麼電子簽名流程的設計很重要？

一個設計良好的電子簽名流程，不僅能讓您更有效率，也能提升客戶體驗。若客戶在簽名過程中遇到任何障礙（如難以操作的介面、不清楚的指示、技術問題），可能導致合約延遲甚至客戶放棄簽署。反之，流暢的簽名體驗能加速成交，展現您的專業形象。

第一步：設計您的簽名請求工作流程

在選擇工具之前，先確認您的工作流程需求：

• 文件類型：是單次合約、固定範本，還是需要客製化的複雜文件？
• 簽名人數：是單一客戶簽名，還是需要多方（如公司代表人＋您自己）按順序簽名？
• 身份驗證需求：是否需要驗證客戶身份（如透過 OTP 驗證手機號碼）？
• 簽署期限：文件是否有截止日期？是否需要設定自動提醒？
• 存檔需求：簽名完成後，文件需要存放在哪裡？需要哪些人能夠存取？

第二步：選擇客戶友好的工具

選擇電子簽名工具時，除了考量自身的操作需求，更要從客戶的角度評估：

客戶友好度的關鍵指標：

• 客戶是否需要建立帳號才能簽名？（無需帳號為優）
• 是否支援在手機上流暢簽名？
• 簽名過程的步驟是否簡單（少於 5 步最佳）？
• 電子郵件通知是否清楚，有明確的行動呼籲按鈕？
• 是否提供繁體中文或客戶所使用的語言介面？

各工具的客戶友好度評估：

• DocuSign：業界標準，客戶接受度最高。客戶無需帳號，透過電子郵件連結即可簽名，行動裝置體驗佳。
• Dropbox Sign（HelloSign）：介面簡潔，客戶簽名流程非常直觀，適合不熟悉電子簽名的客戶。
• Adobe Acrobat Sign：企業知名度高，客戶信任度強，但介面略為複雜，適合 B2B 情境。
• PandaDoc：整合報價與合約功能，簽名流程直觀，適合銷售驅動的業務。
• 免費線上工具：適合單次請求，但缺乏追蹤功能，不建議用於重要客戶合約的正式流程。

第三步：準備文件並設定簽名欄位

文件準備是否完善，直接影響客戶的簽名體驗：

1. 轉換為 PDF：確保文件以 PDF 格式上傳，避免版面問題。
2. 清楚標記需填寫的欄位：在文件中標示所有需要客戶填寫的欄位，包括簽名、日期、姓名、職稱等，減少客戶的猜測和困惑。
3. 在正確位置放置簽名框：確保簽名框對齊文件的合適位置，避免壓到文字或邊距不一致。
4. 預先填寫您自己的資訊：如果合約也需要您的簽名，可先填寫您的簽名欄位（或設定為最後一個簽名的人），讓客戶只需處理屬於自己的部分。

第四步：發送簽名請求

撰寫簽名請求電子郵件時，請注意以下要點：

• 主旨明確：如「【合約待簽署】XXX 服務合約 – 請於 7 日內完成」，讓客戶一眼知道需要採取行動。
• 說明文件內容：簡短說明這份文件是什麼、為什麼需要簽署，避免客戶對陌生連結產生警覺。
• 提供操作說明：尤其是對不熟悉電子簽名的客戶，可附上簡短的操作步驟（如「點擊連結 → 點選簽名框 → 儲存簽名 → 點擊完成」）。
• 說明截止日期：明確告知需要在何時前完成簽署。
• 提供聯絡方式：若客戶在簽名過程中遇到問題，可以聯繫誰。

第五步：追蹤簽署狀態

大多數電子簽名平台提供即時的簽署狀態追蹤功能：

• 已送出（Sent）：文件已成功發送至客戶電子郵件。
• 已開啟（Viewed/Opened）：客戶已點開文件查看。
• 待簽署（Pending）：客戶尚未完成簽名。
• 已簽署（Signed/Completed）：所有簽名人均已完成簽署。
• 已拒絕（Declined）：客戶主動拒絕簽署，通常可附上拒絕原因。

追蹤這些狀態可讓您及時跟進，特別是在截止日期臨近時，對「已開啟但未簽署」的客戶進行適當的提醒。

第六步：善用自動提醒功能

電子簽名平台通常提供自動提醒（Reminder）功能，可設定在以下情況自動發送提醒郵件：

• 文件發送後 X 天尚未簽署
• 截止日期前 X 天
• 每隔 X 天重複提醒

適當的提醒頻率建議：首次發送後 3 天，若未簽署再提醒一次；截止日期前 2 天再次提醒。避免過於頻繁的提醒，以免客戶感到困擾。

若平台不提供自動提醒，也可以在日曆中設定手動追蹤提醒，在適當時間親自發送跟進郵件。

第七步：已簽文件的存檔管理

完成簽署後，妥善的存檔管理同樣重要：

• 立即下載 PDF 備份：完成簽署後，下載包含所有簽名的 PDF 副本，存放在您的本機或雲端儲存。
• 使用統一命名規則：例如「客戶名稱_合約類型_簽署日期.pdf」，方便日後查找。
• 儲存審計軌跡：部分平台提供審計軌跡報告（Certificate of Completion），記錄每位簽名人的簽署時間、IP 位址等資訊，建議一併下載存檔。
• 雲端備份：將已簽文件備份至 Google Drive、Dropbox 或企業的文件管理系統，避免因本機故障導致文件遺失。
• 設定存取權限：確保已簽合約只有相關人員可以存取，防止敏感資訊外洩。

常見問題

Q：客戶說沒有收到簽名請求的電子郵件，怎麼辦？
A：請客戶檢查垃圾郵件或促銷郵件資料夾。若確認未收到，可在平台上重新發送請求，或請客戶將發件地址加入白名單。

Q：客戶對電子簽名不熟悉，可以提供哪些協助？
A：提供簡短的截圖教學或錄製一段 1-2 分鐘的操作影片；部分平台也提供客服協助功能。也可以提供電話支援，在通話中引導客戶完成簽名。

Q：合約需要多人簽署，如何設定簽署順序？
A：DocuSign、Adobe Sign 等平台均支援「循序簽署」，可設定簽名人 A 完成後，系統自動通知簽名人 B，依此類推。也可設定「平行簽署」，讓所有人同時收到通知並各自完成。

結論

向客戶請求電子簽名不只是發送一個連結那麼簡單，它是一個完整的工作流程，涵蓋文件準備、工具選擇、溝通設計、狀態追蹤和存檔管理。投入時間優化這個流程，能顯著提升合約完成效率，也能為客戶留下專業、貼心的良好印象。

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