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Ein Scan ist nicht gleich ein Scan. Wer die falschen Einstellungen wählt, erhält entweder riesige Dateien, die niemand per E-Mail versenden kann, oder unleserliche Pixelhaufen, die für die Texterkennung unbrauchbar sind. Dieser Leitfaden erklärt, welche Auflösung, welcher Farbmodus und welche Komprimierungseinstellungen für welchen Zweck optimal sind – damit das PDF auf Anhieb passt.
Die Qualität eines gescannten PDFs hängt von drei Hauptfaktoren ab: Auflösung (DPI), Farbmodus und Komprimierung. Diese drei Stellschrauben beeinflussen sich gegenseitig und wirken sich direkt auf Dateigröße, Lesbarkeit und Weiterverwendbarkeit aus. Wer von Anfang an richtig einstellt, spart sich spätere Nacharbeit.
DPI steht für „Dots per Inch” und beschreibt, wie viele Bildpunkte pro Zoll erfasst werden. Je höher der Wert, desto schärfer das Bild – und desto größer die Datei.
75 DPI ist so niedrig, dass Text oft schwer lesbar ist. Diese Einstellung eignet sich ausschließlich für Vorschaubilder oder Thumbnails, nicht für Dokumente, die tatsächlich gelesen oder verarbeitet werden sollen.
150 DPI ist ein guter Kompromiss für Dokumente, die nur digital angesehen werden. Schrift ist gut lesbar, die Dateigröße bleibt moderat. Für einfache Korrespondenz, die per E-Mail weitergeleitet wird, eine solide Wahl.
300 DPI gilt als Industriestandard für Dokumentenscans. Diese Auflösung liefert scharfe Texte, funktioniert gut mit OCR-Software und hält die Dateigröße in vertretbaren Grenzen. Für Verträge, Formulare, Rechnungen und behördliche Dokumente ist 300 DPI die richtige Wahl.
600 DPI empfiehlt sich für die Langzeitarchivierung, für Dokumente mit sehr kleiner Schrift oder feinen grafischen Elementen sowie für den Druck in hoher Qualität. Die Dateigröße steigt erheblich – ein 600-DPI-Scan kann fünf- bis zehnmal so groß sein wie ein 150-DPI-Scan der gleichen Seite.
Der Farbmodus eignet sich für Dokumente mit farbigen Grafiken, Logos, Fotos oder farbigen Markierungen. Farbscans sind deutlich größer als Graustufen- oder Schwarzweißscans. Wer nicht weiß, ob das Dokument Farbelemente enthält, kann Farbe als sichere Standardeinstellung wählen.
Graustufen ist der beste Kompromiss für die meisten Textdokumente. Die Dateigröße ist kleiner als bei Farbe, aber größer als bei reinem Schwarzweiß. Fotos, Grafiken und Schattierungen werden naturgetreu wiedergegeben. OCR-Software kommt mit Graustufen gut zurecht.
Reines Schwarzweiß (auch „Bitonal” genannt) erzeugt die kleinsten Dateien und ist ideal für schlichte Textdokumente ohne Bilder. Es eignet sich besonders für maschinell bedruckte Formulare. Handschriften und feine Details können dabei verloren gehen.
Scan-Software bietet oft eine Qualitätsstufe von 1 bis 100 oder vergleichbare Regler. Höhere Qualität bedeutet weniger Komprimierung und größere Dateien.
PDF-spezifisch gibt es zudem das Format PDF/A, das für die Langzeitarchivierung optimiert ist. Es verzichtet auf externe Abhängigkeiten und stellt sicher, dass das Dokument auch in Jahrzehnten noch geöffnet werden kann.
Damit OCR-Software Text zuverlässig erkennt, braucht sie scharfe, kontrastreiche Vorlagen. Empfohlene Einstellungen:
Die meisten Scanner-Programme – ob TWAIN-Treiber, Windows-Fax-und-Scan, Apple Image Capture oder Hersteller-Apps wie Epson Scan oder Canon IJ Scan Utility – bieten ähnliche Optionen unter verschiedenen Namen:
Wer regelmäßig scannt, lohnt es sich, ein Profil mit den bevorzugten Einstellungen zu speichern, um nicht jedes Mal von vorne anzufangen.
Wenn die Datei vertraulich ist, ist der sicherste Weg der, auf dem sie Ihren Rechner gar nicht erst verlässt. PDF komprimieren läuft vollständig im Browser: Die Datei wird von Ihrer Festplatte gelesen, im Arbeitsspeicher verarbeitet und wieder zurückgeschrieben — an einen Server geht nichts.
Direkt im Browser erledigen — die Datei verlässt Ihr Gerät nicht: PDF komprimieren