Elegir la configuración correcta al escanear un documento marca la diferencia entre un PDF ilegible que ocupa demasiado espacio y un archivo limpio, ligero y listo para usar. La resolución, el modo de color y el formato de compresión son los tres parámetros que más influyen en el resultado final. Aquí te explicamos qué valores usar según el tipo de documento.
Los parámetros clave de un escáner
Antes de empezar, conviene entender qué controla cada ajuste:
- Resolución (dpi): Determina la nitidez de la imagen. A mayor dpi, más detalle y mayor tamaño de archivo.
- Modo de color: Blanco y negro, escala de grises o color. Afecta tanto a la legibilidad como al peso del archivo.
- Compresión: Reduce el tamaño del PDF sin pérdida visible de calidad si se aplica correctamente.
- Formato de salida: PDF estándar, PDF/A (para archivado) o PDF con capa OCR (texto buscable).
Configuración recomendada según el tipo de documento
Documentos de texto (contratos, facturas, cartas)
- Resolución: 200–300 dpi. Con 300 dpi obtienes una calidad óptima para imprimir y leer en pantalla.
- Modo de color: Blanco y negro (bitonal) o escala de grises. El modo bitonal produce archivos muy ligeros.
- Compresión: JBIG2 para blanco y negro; JPEG 2000 o ZIP para escala de grises.
- Tamaño estimado: Entre 50 KB y 200 KB por página en blanco y negro.
Documentos con imágenes o gráficos
- Resolución: 300 dpi para uso en pantalla; 600 dpi si necesitas imprimir con alta calidad.
- Modo de color: Color RGB o escala de grises según el contenido.
- Compresión: JPEG con calidad 80–85 % para un buen equilibrio entre peso y detalle.
- Tamaño estimado: Entre 300 KB y 1 MB por página en color.
Fotografías o documentos patrimoniales
- Resolución: 600 dpi o más para preservar el máximo detalle.
- Modo de color: Color de 24 bits (RGB).
- Compresión: Sin pérdida (LZW o ZIP) para archivado permanente.
- Formato recomendado: TIFF para el archivo maestro; PDF/A para distribución y consulta.
Pasos para configurar correctamente tu escáner
- Abre el software de escaneo de tu dispositivo (TWAIN, WIA, software del fabricante o una aplicación como Adobe Acrobat, NAPS2 o VueScan).
- Selecciona “Documento” como tipo de escaneo en lugar de “Fotografía” para que el software aplique las opciones de compresión adecuadas.
- Ajusta la resolución según la tabla anterior. No uses valores superiores a los necesarios: 600 dpi para texto no aporta beneficios visibles y cuadruplica el tamaño.
- Elige el modo de color correcto. Para texto puro, blanco y negro es siempre la opción más eficiente.
- Activa la detección automática de tamaño de página para evitar bordes en blanco innecesarios que aumentan el peso del archivo.
- Habilita el OCR si necesitas texto editable. Así el PDF generado contendrá una capa de texto buscable sobre la imagen escaneada.
- Previsualiza antes de escanear para verificar que el documento está alineado y la iluminación es uniforme.
- Exporta como PDF y comprueba el tamaño final. Si supera 1 MB por página de texto, revisa la resolución o el nivel de compresión.
Errores frecuentes de configuración
- Escanear texto a 600 dpi en color: Genera archivos enormes sin mejora perceptible. Usa 300 dpi en blanco y negro.
- No aplicar compresión: Un PDF sin comprimir puede pesar diez veces más que uno optimizado con el mismo contenido.
- Ignorar la corrección de inclinación: Activa la opción “enderezar” o “deskew” para que las líneas de texto queden horizontales.
- No eliminar páginas en blanco: Muchos escáneres capturan el reverso vacío. Usa la opción de eliminar páginas en blanco automáticamente.
Herramientas gratuitas para optimizar PDFs escaneados
Si ya tienes un PDF demasiado pesado o con mala configuración, puedes optimizarlo sin necesidad de volver a escanear. Herramientas en línea permiten comprimir, convertir a escala de grises o aplicar OCR a archivos existentes, ahorrándote tiempo y espacio de almacenamiento.
Cómo hacerlo sin subir el archivo
Si el archivo es confidencial, la vía más segura es la que no lo saca de tu equipo. Comprimir PDF funciona por completo en el navegador: lee el archivo de tu disco, lo procesa en memoria y lo devuelve a tu disco; no se envía nada a ningún servidor.
- Abre Comprimir PDF.
- Elige el archivo en tu equipo. Se lee localmente, no se sube.
- Elige el nivel de compresión y observa la estimación de tamaño.
- Descarga el resultado. El original se queda donde estaba.
Hazlo en tu navegador, sin que el archivo salga de tu equipo: Comprimir PDF
