你花了好几个小时制作的简报、设计稿或影片，准备用电邮寄出时，系统却跳出“附件太大，无法传送”的错误。这个问题几乎每个办公室工作者都遇过。本文解析各大电邮服务的容量限制，并提供多种实用的替代方案。
各大电邮服务的附件限制
不同电邮服务商对附件大小的容许值差异很大，而且这个限制不只看你寄出的大小，还包含电邮本身的 Base64 编码膨胀（通常比原档大 33%）：
- Gmail：附件上限 25 MB；超过自动转为 Google 云端硬碟连结
- Outlook/Hotmail：免费账号 20 MB；Microsoft 365 商业账号可达 150 MB
- Yahoo Mail：附件上限 25 MB
- iCloud Mail：附件上限 20 MB；可用 Mail Drop 传送最高 5 GB
- 企业 Exchange 服务器：通常由 IT 部门设定，常见限制为 10-50 MB
值得注意的是，即使你的电邮服务允许 25 MB，收件方的电邮服务器可能只接受 10 MB。实际上，10 MB 是安全的通用建议上限。
解法一：压缩档案
ZIP 压缩对于不同类型档案的效果差异很大：
- 文字类文件（Word、Excel、TXT）：可压缩 50-80%，效果显着
- 已压缩格式（JPEG、MP3、MP4、ZIP）：几乎无法进一步压缩
- PNG 图片：可压缩 5-20%
- 原始 PDF：数位建立的 PDF 通常可压缩 20-40%；扫描件效果有限
操作方式：Windows 右键→“传送到”→“压缩的 ZIP 资料夹”；macOS 右键→“压缩”。如需更强压缩比，可使用 7-Zip（免费）选择 7z 格式。
解法二：使用云端连结取代附件
现代工作流程中，传送云端连结比直接附档更有效率，还能即时更新内容：
- Google 云端硬碟：上传后右键→“取得连结”→设定“知道连结的人皆可检视”
- OneDrive/SharePoint：上传后右键→“共用”→“复制连结”
- Dropbox：右键→“复制 Dropbox 连结”
- WeTransfer：免费版可传送最高 2 GB，连结有效期 7 天，无需账号
- Filemail：免费传送最高 5 GB，商业版更高
解法三：直接压缩 PDF 或图片
若主要问题是 PDF 或图片太大，可在寄送前直接针对该格式进行优化：
- 使用线上 PDF 压缩工具，将 PDF 解析度从 300 DPI 降为 150 DPI（萤幕阅读已足够）
- JPEG 图片：用“另存新档”时调低品质设定至 70-80%，肉眼几乎看不出差异
- PNG 图片：使用 TinyPNG 压缩，通常可缩小 60-70%
- 影片：使用 HandBrake 转换为 H.265 格式，同等画质下档案缩小 40-50%
解法四：拆分成多封电邮
若对方只能接受电邮附件（例如某些政府机关、法律文件要求），可以拆分档案后分批寄送：
- 多页 PDF：使用线上 PDF 分割工具，按页数分成数个小档案
- 多个图片/文件：分成两至三封电邮寄送，在主旨标明“1/3”、“2/3”
- 大型 ZIP：使用 7-Zip 的“分割压缩”功能，设定每份 10 MB 以内
情境建议
- 寄给同事/内部协作：优先使用 SharePoint、OneDrive 或 Google Workspace 连结
- 寄给客户：WeTransfer 或 Dropbox 连结，操作简单且专业
- 政府表单/法律文件：先压缩 PDF，或拆分为多页寄送
- 设计稿/高解析图片：云端连结最适合，保留原始画质
电邮附件限制是个老问题，但解法已经非常成熟。以云端连结取代附件，不仅能突破大小限制，还能让对方永远取得最新版本，一举两得。
在浏览器里直接完成，档案不会离开你的电脑：PDF 压缩
