Outlook 附件限制完整说明

Outlook 是微软旗下的电子邮件服务，广泛应用于个人用户和企业环境。由于 Outlook 有多个版本——消费者版（Outlook.com）、Microsoft 365 订阅版、以及企业自架服务器版——其附件限制也因版本不同而有所差异，这常让用户感到困惑。本文将详细说明各版本的限制、OneDrive 整合机制、管理员可调整的设定，以及与 Gmail 的比较。

Outlook 各版本的附件大小限制

以下是各 Outlook 版本的附件限制对照：

版本	发送上限	接收上限	备注
Outlook.com（免费版）	20 MB	25 MB	可整合 OneDrive 分享大档案
Microsoft 365 个人/家庭版	25 MB	25 MB	包含 1 TB OneDrive 空间
Microsoft 365 商业版	25 MB（预设）	25 MB（预设）	管理员可调整至最高 150 MB
Exchange Server（企业自架）	由管理员设定	由管理员设定	预设通常为 10–35 MB
Outlook 桌面应用程式	依后端服务器而定	依后端服务器而定	本身不设限，限制来自服务器

需要特别说明的是，Outlook 桌面应用程式本身不设定附件大小限制，实际限制取决于你连接的邮件服务器（Exchange、Microsoft 365 或其他 SMTP 服务器）。

Microsoft 365 商业版：管理员可自订的限制

这是 Outlook 与 Gmail 最显着的差异之一。在 Microsoft 365 商业环境中，Exchange Online 的管理员可以透过 Exchange 管理中心（Exchange Admin Center）自订多项大小限制：

• 最大接收邮件大小：预设 25 MB，可调整至最高 150 MB。
• 最大发送邮件大小：预设 25 MB，可调整至最高 150 MB。
• 单一附件大小限制：可针对个别使用者或信箱设定不同规则。
• 传输规则（Transport Rules）：可设定特定寄件人或部门拥有不同的限制。

这对需要频繁交换大型图纸、设计稿或影片的企业非常有用。如果你在企业环境中遇到附件限制问题，可以请 IT 管理员协助确认或调整设定。

OneDrive 整合：Outlook 分享大档案的主要方式

与 Gmail 使用 Google Drive 整合类似，Outlook 与 OneDrive 深度整合，提供了一个简便的大档案分享方式。在 Outlook（包含桌面版和网页版）中发送附件时，你有两个选择：

1. 以附件形式附加（Attach as copy）：将档案直接嵌入邮件，受大小限制约束。
2. 以 OneDrive 连结分享（Share as OneDrive link）：自动上传至 OneDrive 并插入分享连结，没有大小上限（受 OneDrive 储存空间限制）。

在 Outlook 网页版中附加超过限制的档案时，系统会自动提示你选择以 OneDrive 连结方式分享。在 Outlook 桌面版中，你可以在附件选项中手动选择“上传至 OneDrive”。

透过 OneDrive 连结分享的优点包括：收件人不需要有 Microsoft 账号即可下载（设定为公开连结时）；你可以设定连结的到期日；可以追踪谁存取了档案（商业版功能）；以及随时撤销存取权限。

Outlook 附件的安全性限制

与 Gmail 类似，Outlook 也会封锁某些被认为具有安全风险的档案类型。Outlook 将附件分为三个安全等级：

• 第 1 级（完全封锁）：.exe、.bat、.vbs、.js、.com 等可执行档案，无法发送或接收，也不会提示。
• 第 2 级（需确认）：特定格式需要用户手动确认才能开启。
• 允许格式：常见的办公文件、图片、PDF 等均可正常附加。

在企业环境中，管理员还可以透过群组原则（Group Policy）自订封锁或允许的附件类型清单。

Outlook vs. Gmail：附件限制比较

比较项目	Gmail	Outlook.com	Microsoft 365 商业版
发送限制	25 MB	20 MB	25 MB（最高可调至 150 MB）
接收限制	50 MB	25 MB	25 MB（最高可调至 150 MB）
云端整合	Google Drive	OneDrive	OneDrive / SharePoint
管理员可调整	否	否	是
格式封锁	扫描 ZIP 内容	分等级封锁	可自订政策

整体而言，Gmail 的接收上限（50 MB）高于 Outlook.com（25 MB），但 Microsoft 365 商业版在管理员可调整的弹性上优于 Gmail，更适合有特殊需求的企业环境。

实用建议：绕过 Outlook 附件限制的最佳方式

对于大多数用户，以下几种方法最为实用：一是压缩 PDF 或图片至限制以下，直接以附件传送；二是使用 OneDrive 连结（尤其适合微软生态系用户）；三是若在企业环境，与 IT 确认是否可提高限制。无论选择哪种方式，提前确认附件大小都能避免在最关键的时刻遇到错误提示。

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