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Imagina que guardas un documento importante hoy y necesitas abrirlo con total fidelidad dentro de veinte, cincuenta o cien años. El software habrá cambiado, las fuentes tipográficas pueden haber desaparecido del mercado, los sistemas operativos que conocemos hoy serán piezas de museo. ¿Cómo garantizas que ese documento seguirá siendo legible e idéntico a sí mismo?
Para resolver exactamente este problema existe PDF/A, un subformato del PDF diseñado específicamente para el archivo y la preservación documental a largo plazo. Su nombre no es casual: la «A» corresponde a Archiving (archivo). Es el formato elegido por archivos nacionales, juzgados, organismos gubernamentales y grandes corporaciones en todo el mundo cuando necesitan garantizar que sus documentos permanecerán íntegros e inalterados durante décadas.
Un PDF convencional puede depender de recursos externos: puede llamar a fuentes que no están incrustadas, puede contener contenido multimedia que requiere reproductores específicos, puede incluir scripts JavaScript que solo funcionan en determinados visores, o puede utilizar cifrado que en el futuro podría ser imposible de descifrar.
Para un documento de uso inmediato esto no supone un problema grave. Pero para un archivo que debe preservarse durante décadas, cualquiera de estas dependencias externas es un riesgo inaceptable. Si el software necesario para reproducir el documento deja de existir, el documento queda efectivamente perdido aunque el archivo siga ocupando espacio en un servidor.
PDF/A elimina todas estas dependencias. Fuerza que todo lo necesario para reproducir el documento quede incrustado dentro del propio archivo y prohíbe el uso de características que podrían volverse ilegibles en el futuro.
PDF/A fue desarrollado conjuntamente por Adobe, la Association for Suppliers of Printing, Publishing and Converting Technologies (AIIM) y el National Archive of the United States, entre otros organismos. Su primera versión fue publicada en 2005 como norma ISO 19005-1.
Desde entonces, el estándar ha evolucionado para adaptarse a las nuevas versiones del PDF base y a los requisitos de distintos sectores. Existen varias versiones que responden a necesidades diferentes.
No todos los documentos tienen los mismos requisitos de preservación, y los diferentes subestándares de PDF/A reflejan esa diversidad.
Publicado en 2005 (ISO 19005-1), PDF/A-1 es el nivel más restrictivo y conservador del estándar. Está basado en PDF 1.4 y exige que el documento sea completamente autosuficiente: todas las fuentes deben estar incrustadas, los perfiles de color ICC deben incluirse, está prohibido el cifrado, el JavaScript, el audio, el vídeo y cualquier referencia a recursos externos.
Dentro de PDF/A-1 existen dos niveles de conformidad:
PDF/A-1 es el subestándar más aceptado en contextos legales y gubernamentales en todo el mundo. Muchos archivos nacionales europeos y latinoamericanos lo exigen explícitamente.
Publicado en 2011 (ISO 19005-2) y basado en PDF 1.7 (ISO 32000-1), PDF/A-2 incorpora funciones más modernas manteniendo los principios de autosuficiencia y preservación.
Las principales mejoras respecto a PDF/A-1 incluyen:
PDF/A-2 también tiene tres niveles de conformidad: 2a (accesibilidad completa), 2b (fidelidad visual) y 2u (que además garantiza que todos los caracteres del texto tienen un equivalente Unicode, facilitando la búsqueda y extracción de texto).
Publicado en 2012 (ISO 19005-3), PDF/A-3 es prácticamente idéntico a PDF/A-2 con una diferencia significativa: permite incrustar como adjunto cualquier tipo de archivo, no solo otros PDF/A. Esto significa que un documento PDF/A-3 puede llevar consigo, por ejemplo, los datos originales en formato XML, una hoja de cálculo, el archivo fuente en Word, o datos estructurados en cualquier otro formato.
Esta capacidad ha hecho de PDF/A-3 el formato base de estándares de facturación electrónica muy relevantes, como ZUGFeRD (utilizado en Alemania y Francia) y Factur-X. En estos casos, el PDF contiene la factura legible para las personas y además lleva incrustado un archivo XML con los datos estructurados para el procesamiento automático por software de contabilidad.
PDF/A no es necesario para todos los documentos. Tiene sentido utilizarlo en contextos donde la conservación a largo plazo es una prioridad real:
La mayoría de las aplicaciones de ofimática modernas permiten exportar directamente a PDF/A. En Microsoft Word, al guardar como PDF, puedes seleccionar la opción «PDF/A compatible» en las opciones de publicación. LibreOffice también ofrece esta opción en su diálogo de exportación a PDF.
Para documentos más complejos o cuando se necesita una conformidad verificada, existen herramientas profesionales como Adobe Acrobat Pro, así como soluciones especializadas de código abierto como VeraPDF, el validador de referencia oficial para ISO 19005, que permite comprobar con precisión si un archivo cumple el subestándar de PDF/A deseado.
También existen herramientas en línea que convierten PDF convencionales a PDF/A, aunque para documentos con contenido complejo (multimedia, scripts, cifrado) puede ser necesaria una revisión manual previa para eliminar los elementos no permitidos.
El PDF/A no es el formato más cómodo para el trabajo diario, pero cuando la pregunta que importa es «¿podremos leer este documento tal como es hoy, dentro de cincuenta años?», es difícil encontrar una respuesta mejor.
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