Las actas de reuniones son el registro oficial de lo que se discutió, decidió y acordó durante una sesión de trabajo. En el trabajo remoto, donde los equipos están distribuidos en diferentes zonas horarias y no todos pueden asistir siempre, unas buenas actas son aún más cruciales. Sin embargo, tomarlas bien durante una videollamada tiene sus propios desafíos: hay distracciones, el ritmo es diferente al de las reuniones presenciales y a veces es difícil seguir quién dijo qué. Esta guía te enseña cómo hacerlo de manera sistemática y eficiente.
Antes de la reunión: preparación del secretario de actas
- Lee la agenda con antelación: conocer los temas a tratar te permite preparar una plantilla preformateada con los puntos del orden del día.
- Prepara la plantilla: ten abierto un documento con la estructura básica del acta antes de que comience la reunión.
- Confirma tu rol: asegúrate de que todos saben que tú eres quien tomará las notas para que te den espacio si necesitas pedir aclaraciones.
- Configura las herramientas: ten listo el documento colaborativo, el canal de chat y, si es posible, activa la grabación de la reunión como respaldo.
Durante la reunión: técnicas para capturar información clave
- Registra los presentes: anota los nombres de todos los participantes, sus roles y cualquier ausencia justificada.
- Usa abreviaturas y símbolos: desarrolla un sistema propio (ej: “→” para acción asignada, “✓” para acuerdo, “?” para punto pendiente de aclaración).
- Captura decisiones, no debates: no necesitas transcribir cada argumento. Registra la decisión final y el razonamiento brevemente.
- Anota las acciones inmediatamente: para cada tarea, registra: qué se va a hacer, quién es el responsable y cuándo debe estar listo.
- Pide aclaraciones cuando sea necesario: no temas interrumpir brevemente para verificar un nombre, una fecha o una decisión. Es parte de tu rol.
- Usa el chat de la videollamada: muchas decisiones y enlaces importantes se comparten en el chat. Cópialos al acta mientras la reunión transcurre.
Estructura recomendada para las actas
- Encabezado: nombre de la reunión, fecha, hora de inicio y fin, plataforma usada (Zoom, Teams, Meet).
- Asistentes: lista de participantes con sus roles. Si hay muchos, indica quién facilitó y quién tomó notas.
- Agenda: puntos tratados en orden, con un breve resumen de la discusión para cada uno.
- Decisiones tomadas: lista numerada de acuerdos con el contexto mínimo necesario para entenderlos.
- Acciones: tabla con columnas: Tarea | Responsable | Fecha límite.
- Próximos pasos: fecha y hora de la próxima reunión si se acordó, o temas pendientes para la siguiente sesión.
Herramientas recomendadas para tomar actas online
- Google Docs: ideal para equipos que usan Google Workspace. Permite edición colaborativa en tiempo real y se integra con el calendario.
- Microsoft Word / OneNote: excelente para organizaciones con Microsoft 365. OneNote en particular tiene plantillas de reunión integradas.
- Notion: muy popular en startups y equipos técnicos. Permite crear bases de datos de reuniones enlazadas a proyectos.
- Otter.ai: transcripción automática con IA que genera borradores de actas a partir de la grabación de audio.
Después de la reunión: distribución y seguimiento
- Revisa y limpia las notas en los 30 minutos siguientes a la reunión, mientras el contexto está fresco.
- Comparte el borrador con los participantes para que lo revisen y corrijan errores.
- Establece un plazo de 24 a 48 horas para recibir correcciones antes de dar el acta por definitiva.
- Archiva el acta en un repositorio accesible: carpeta compartida, wiki del equipo o herramienta de gestión de proyectos.
- Haz seguimiento de las acciones asignadas en la siguiente reunión o a través del canal de comunicación del equipo.
Hazlo en tu navegador, sin que el archivo salga de tu equipo: Herramientas de PDF
