Google Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube más utilizada del mundo, con más de 3.000 millones de usuarios activos. Más allá de ser un lugar donde guardar documentos, Drive es una potente herramienta para colaborar, compartir archivos con colegas y clientes, y trabajar en equipo en tiempo real. En esta guía aprenderás a compartir archivos y carpetas en Google Drive de forma efectiva y segura.
Tipos de acceso al compartir en Google Drive
Cuando compartes un archivo o carpeta en Drive, puedes asignar diferentes niveles de acceso:
| Nivel de acceso |
Qué puede hacer el destinatario |
| Lector (solo ver) |
Ver el contenido y descargarlo, pero no modificarlo |
| Comentador |
Ver el contenido y añadir comentarios, sin editar |
| Editor |
Ver, editar, mover y eliminar el archivo |
Cómo compartir un archivo en Google Drive paso a paso
Método 1: Compartir con personas específicas
- Ve a drive.google.com e inicia sesión con tu cuenta de Google.
- Haz clic derecho sobre el archivo o carpeta que quieres compartir.
- Selecciona «Compartir».
- En el campo de texto, escribe el correo electrónico de la persona con quien quieres compartir.
- Elige el nivel de acceso (lector, comentador o editor) en el menú desplegable.
- Opcionalmente, añade un mensaje personalizado.
- Haz clic en «Enviar». La persona recibirá una notificación por correo.
Método 2: Compartir mediante un enlace
- Haz clic derecho sobre el archivo y selecciona «Compartir».
- En la sección «Acceso general», cambia la configuración de «Restringido» a «Cualquier persona con el enlace».
- Asigna el nivel de acceso deseado para quienes tengan el enlace.
- Haz clic en «Copiar enlace» y compártelo por correo, mensajería o donde necesites.
Configuración de visibilidad del enlace
- Restringido: solo las personas que hayas añadido explícitamente pueden acceder. La opción más segura.
- Cualquier persona con el enlace: cualquiera que tenga el enlace puede ver (o editar, según el permiso que elijas) el archivo, aunque no tenga cuenta de Google.
Para archivos confidenciales, siempre usa «Restringido» y comparte solo con las personas necesarias.
Cómo compartir desde Gmail usando Google Drive
Una de las ventajas de Google Drive es su integración directa con Gmail:
- Al redactar un correo en Gmail, haz clic en el icono de Google Drive (el triángulo de colores) en la barra inferior.
- Selecciona el archivo desde tu Drive o sube uno nuevo.
- Gmail insertará un enlace al archivo en el cuerpo del correo.
- Si el destinatario no tiene acceso al archivo, Gmail te avisará y te ofrecerá cambiar los permisos automáticamente.
Compartir carpetas completas en Google Drive
El proceso es idéntico al de un archivo. Al compartir una carpeta:
- Todos los archivos dentro de esa carpeta heredarán los permisos de la carpeta.
- Los nuevos archivos que se añadan a la carpeta también tendrán acceso compartido automáticamente.
- Puedes eliminar el acceso a cualquier colaborador en cualquier momento.
Gestionar y revocar accesos en Google Drive
- Haz clic derecho sobre el archivo y selecciona «Compartir».
- Verás la lista de personas con acceso y sus niveles de permiso.
- Para cambiar el nivel de acceso, haz clic en el nombre del colaborador y selecciona un nuevo rol.
- Para eliminar el acceso, selecciona «Eliminar acceso».
Consejos para compartir de forma segura en Google Drive
- Revisa los permisos periódicamente: los archivos compartidos pueden acumularse. Haz una revisión trimestral de quién tiene acceso a qué.
- No compartas como «editor» salvo que sea necesario: el acceso de «lector» es suficiente para la mayoría de las situaciones.
- Configura fecha de caducidad del acceso: en Google Workspace (planes de pago) puedes establecer que el acceso caduque automáticamente en una fecha determinada.
- Desactiva la opción de descarga: para archivos muy sensibles, puedes desactivar la descarga, impresión y copia desde la configuración avanzada de uso compartido.
Límites de almacenamiento en Google Drive
Google ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito compartido entre Drive, Gmail y Google Fotos. Si necesitas más espacio, los planes de Google One ofrecen 100 GB, 200 GB o 2 TB a precios accesibles. En Google Workspace para empresas, el almacenamiento puede ser ilimitado según el plan.
Hazlo en tu navegador, sin que el archivo salga de tu equipo: Herramientas de PDF
