會議摘要範本大全：週會、一對一、客戶會議與 AI 提示詞

一個好的會議摘要範本，能讓記錄工作從零到完成只需幾分鐘。本文提供多種常用場景的會議摘要範本，並附上搭配 ChatGPT 或 Claude 等 AI 工具使用的最佳提示詞，讓您的會議紀錄工作效率倍增。

一、通用基礎範本

適用於大多數商業會議的萬用範本：

會議摘要
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日期：[YYYY/MM/DD]
時間：[HH:MM - HH:MM]（時區）
地點/平台：[Zoom / Teams / Google Meet / 實體地點]
主持人：[姓名]
記錄人：[姓名]
出席者：[姓名列表]
請假：[姓名列表]

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一、本次討論議題摘要

1. [議題一]
   • 討論要點：
   • 決定事項：

2. [議題二]
   • 討論要點：
   • 決定事項：

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二、行動項目

| 負責人 | 任務描述 | 截止日期 | 狀態 |
|--------|----------|----------|------|
| [姓名] | [任務]   | [日期]   | 待辦 |

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三、待確認/待解決事項
• [問題一] — 跟進人：[姓名]
• [問題二] — 跟進人：[姓名]

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下次會議：[日期] [時間] [平台]
議程草案：[議題]

二、週會（Team Standup/週例會）範本

適合每週固定進行的團隊同步會議，強調快速、聚焦：

【週會摘要】[日期] 第 [週次] 週

▶ 各成員本週進度（每人3-5項）
[姓名]：
  ✓ 已完成：
  ● 進行中：
  ⚠ 阻礙/需協助：

▶ 本週團隊目標達成狀況
目標：[目標描述]
狀態：[達成/進行中/延遲] [完成百分比]%

▶ 跨部門協作事項
[需協調的事項]

▶ 下週重點計畫
[優先事項 1-3]

行動項目：
→ [負責人] [任務] 截止 [日期]

三、一對一會議（1-on-1）範本

適合主管與部屬的定期一對一會議，重視雙向溝通和個人發展：

【一對一會議】[主管姓名] × [員工姓名]
日期：[日期] | 頻率：每 [兩週/月]

▶ 上次行動項目追蹤
[上次承諾事項及完成狀況]

▶ 本期工作分享（員工）
• 近期成就：
• 遇到的挑戰：
• 需要支援的部分：

▶ 管理者回饋
• 正面肯定：
• 改進建議：
• 資源/支援提供：

▶ 職涯/個人發展討論
• 短期目標（1-3個月）：
• 長期目標（6-12個月）：
• 學習/成長計畫：

▶ 行動項目
員工：
主管：

▶ 下次見面：[日期]

四、客戶會議範本

適合與外部客戶的商業會議，重視專業呈現和追蹤後續：

客戶會議紀錄
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日期：[日期]  |  時間：[時間]
客戶公司：[公司名稱]
客戶出席：[姓名、職稱]
我方出席：[姓名、職稱]
會議目的：[簡述目的]

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一、客戶現況與需求

客戶目前面臨的問題：
•
•

客戶明確提出的需求：
•
•

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二、我方提案/說明重點

•
•
客戶反應：[正面/存疑/需要更多資訊]

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三、達成共識事項

•
•

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四、行動項目

我方待辦：
→ [負責人] [任務] 截止 [日期]

客戶待辦：
→ [對方姓名] [任務] 截止 [日期]

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下次溝通：[日期] [方式]
備註：[其他重要資訊]

五、專案啟動會議（Kickoff）範本

【專案啟動會議紀錄】
專案名稱：[名稱]
日期：[日期]

▶ 專案概述
目標：
範圍：[In Scope / Out of Scope]
預算：
時程：[開始日期] ~ [結束日期]

▶ 團隊與職責分工
[姓名] - [角色] - [主要職責]

▶ 關鍵里程碑
[里程碑] - [目標日期]

▶ 風險與應對
[風險描述] | 可能性：高/中/低 | 應對方案：

▶ 溝通協作規範
• 例會頻率：
• 主要溝通管道：
• 文件存放位置：

▶ 行動項目（前兩週）
→ [負責人] [任務] 截止 [日期]

六、AI 提示詞：讓 ChatGPT/Claude 幫您整理會議紀錄

以下提示詞可直接複製使用，將轉錄文字貼在提示詞後方即可獲得結構化摘要：

提示詞 1：快速摘要

以下是一段會議轉錄內容。請幫我整理成結構化摘要，包含：1) 討論主題摘要（每項2-3句話），2) 所有決策事項，3) 行動項目列表（含負責人和截止日期），4) 待確認事項。請用繁體中文回答。

提示詞 2：行動項目提取

請從以下會議轉錄中提取所有行動項目。每個行動項目請列出：負責人姓名、具體任務描述、截止日期（若未提及請標注「未明確」）。以表格格式輸出。

提示詞 3：客戶會議後續郵件

根據以下會議摘要，幫我撰寫一封專業的後續確認郵件（follow-up email），寄給客戶。語氣專業友好，列出達成共識事項、雙方行動項目和下次聯繫安排。中英文各一版。

善用這些範本和 AI 提示詞，可以讓您的會議紀錄工作從原本需要 30 分鐘，縮短至 10 分鐘以內，且品質更加一致和專業。

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